• Andres Kostiv

6 asja, mis tagavad sinu virtuaalse koolituse või töötoa õnnestumise

Eriolukorra saabudes pidin ka mina pea päevapäealt oma töö 100% virtuaalseks ümber kohandama. Ning kuigi eriolukord sai vähemalt tänaseks läbi ning ka mina olen oma esimese füüsilise koolituse juba ära teinud, ütleb mu sisetunne, et kaugtöö osatähtus jääb kestma ka edaspidi. Aprilli alguses kirjutasin oma virtuaalse disainisprindi kogemusest. Tänaseks olen teinud mitmeid disainisprinte, koolitusi ja erinevaid töötubasid - kõik 100% virtuaalselt. Seega jagan oma viimae kolme kuu kogemust, mis on ühe eduka virtuaalse koolituse või töötoa õnnestumiseks kõige olulisem.



Minu igapäevatöö võib suuresti jagada kolmeks. Ühe kolmandiku oma ajast tegelen ma Google disainisprintide läbiviimisega. Teine kolmandik läheb erinevate avalike ja ettevõttesiseste koolituste läbiviimisele. Ning viimane kolmandik erinevatele ettevõtetele ja projektidele UX/UI toe pakkumisele. Kõige vähem on viimaste kuude jooksul muutunud see viimane osa. Ehk siis projektid, mis vajavad distantsilt käehoidmist ja jooksvat suhtlust. Veidi enam virtuaalsed koolitused, mida varem tegin koolitusruumis. Ning kõige enam disainisprindid, mis pole lihtsalt koolitused, vaid intensiivne 4-päevane koosloome protsess.


Aga, mis ma siis ikkagi oma kolme kuu kogemuse põhjal kõige olulisemana välja tooksin.


1. Vali õiged tööriistad ja testi

Virtuaaltöö edukus seostub suuresti tööriistadega, kuid ei piirdu vaid sellega. Minu soovitus on kasutada neid tööriistu, millega sa ise end juba nagu kala vees tunned. Kindlasti ei ole see aeg, et hakata testima midagi täiesti uut, kuna keegi seda soovitas. Samuti on oluline valida tööriistad, mis oleksid suure tõenäosusega kasutusel ka teistel koolitusel või töötoas osalejatel. Kui tegu on ühe ettevõtte inimestega, on see oluliselt llihtsam. Kuna aga minu töötaod, koolitused ja disainisprintidel osalejad on sageli erinevatest ettevõtetest, siis vajab see rohkem ettevalmistust ning eelnevat uurimist ja testimist, kes mida ja millisel tasemel kasutab.

Olen enda jaoks virtuaalsed tööriistad jaganud mõttes neljaks. Asünkroone suhtlus teksti vahendusel, mis minu jaoks on eelkõige Slack, FB Messenger, Skype ja vahel ka Fleep. Samuti ka traditsiooniline emaili. Videokõned, kus minu lemmikuks on kujunenud Zoom oma töökindluse ja lihtsuse tõttu ning kuna see ei vaja osalejatelt eraldi konto tegemist või programmi allalaadimist. Kolmandaks pilvepõhine dokumendihaldus nagu Google Drive või Microsoft Office, mis lihtsustab erinevate dokumentide ja failide jagamist ning ühistööd. Ning viimaseks ühistöölauad, kus minu lemmikuks on Miro. mis just erinevate töötubade ja disainisprintide puhul on olnud abiks et tekitada osalejates ühises ruumis töötamise tunnet.


2. Mõtle alati läbi oma plaan B

Olgu siis tegu poolepäevase töötoa või 4-päevase disainisprindiga, soovitan alati teha läbi oma riskianalüüs. Mis juhtub, kui videokõne veab alt? Mis juhtub kui internet ei vea välja? Mida teha kui mõni osaleja pildilt ära kaob? Paljud nendest riskidest saab edukalt maandatud juba ettevalmistusega, aga ootamatusteks tuleb siiski valmis olla.


Seepärast soovitan hoida näiteks tekstivestlus alati videokõne tarkvarast eraldi. Kuigi ka Zoom pakub oma lihtsat chati võimalust, olen hoidnud suhtluse, siis vastavalt kas Skypes, Slackis või FB Messengeris. Mis kõik pakuvad omakorda ka tagavara videovõimalust, kui plaan A peaks alt vedama. Alati on hea nendest asjadest ka oma koolituse alguses ülevaade teha, et kõigil osalejatel oleks teada plaan, mida teha, kui ekraan peaks ootamatult mustaks minema. Samuti on hea hoida käepärast osalejate mobiilinumbrid, kui keegi peaks ootamatult ära kaduma, siis saab ka muid kanaleid pidi ikkagi ühendust saada.


3. Ära unusta korralikku riistvara

Kõigest eelnevast ei ole aga suurt kasu, kui sul puudub korralik riistvara. Kõige olulisem on korralik internetiühendus (vähemalt 50 mbit), lisakuvar ning korralik mikrofon ja kõrvaklapid. Veidi rohkem ettevalmistust ja logistikat minu poolt, aga olen võtnud oma südameasjaks, et kõigil osalejatel oleks koolitusel võrdväärsed tehnilised tingimused. Kel vaja saab laenuks lisakuvari, mikrofoniga kõrvaklapid ning Elisa 4G Wifi ruuteri.

Kõrvaklapid ja mikrofon on võivad tunduda väikese ja ebaolulisena aga ühtlase helitaseme saavutamine on väga oluline. Muidu juhtub, et mõni osaleja sosistab, teine aga karjub üle ruumi. Kõige kindlamaks on osutunud nö ülekõrva kõrvaklapid, mil mikrofon on sisse ehitatud. Kui muud pole võtta, siis ka kõige lihtsamad iphone kõrva sees käivad juhtmega klapid, ajavad asja ära. Samuti olen oma koolituste ja pikemate töötubade eel teinud iga osalejaga läbi lühida testi, et veenduda, kas kõik toimub ning sissepääsud vajalikesse programmidesse olemas.


4. Puhkepausid, vaikuseminutid ja niisama lobisemine

Oma kogemusest võin kinnitada, et virtuaalsed koosolekud ja töötoad väsitavad rohkem. Ja seda lihtsal põhjusel, et inimeste keskendumisvõime ekraani ees lihtsalt hajub, silmad ja ka keha väsivad. Seega kui ka tavakoolituste puhul on puhkepauside tegemine oluline, siis virtuaalsete koolituste puhul on see veelgi olulisem. Oma kolme kuu kogemusest võin öelda, et virtuaalseid koolitusi ma täispikkade päevadena ei soovitaks. Pigem jagada need rohkemate päevade peale või kui tõesti muud moodi ei saa, siis teha rohkem ja pikemaid puhkepause.

Samuti on täiesti normlaane kui vahepeal on ekraanis vaikus. Ning kui see tundub liiga harjumatu, siis soovitan kasutada näiteks rahulikumat laadi taustamuusikat. Muusika kasutamine aitab tekitada ka ühist tunnet, et asume kõik samas ruumis. Kui koolitus eeldab mingil määral iseseisvat tööd või mõtlemist, siis on täitsa hea mõte vahepeal kõnest lahti lasta ning leppida kokku, et kohtume uuesti kindlal kellaajal. Samuti olen jätnud inimestele vahepeal aega niisama lobisemiseks, mis asendaks nö tavapärast kohvipauside vestlust.


5. Selged kokkulepped, struktuur ja ajast kinnipidamine

Minu soovitus on leppida kokku samad reeglid, mis kehtivad kõigile. Kui on näiteks kokkulepe, et kõik kasutavad video, siis seda võiks ka järgida. Samuti, kui on vajadus näiteks vahepeal jooksvalt ära käia, siis seda lihtsalt teha ja lülitada korraks video välja. Ma ei soovita reegleid kellelegi peale suruda, pigem olen koolituse alguses või siis juba ettevalmistusel tutvustanud ettepanekuid ning siis üheskoos nendes kokku leppinud. Samuti on hea tuletada meelde ka lihtsad tehnilised üksikasjad. Kui parajasti ei räägi, siis vaigistan end. Üks inimene räägib korraga. Proovime vältida pikki kahekõnesid ja kui on vaja mingiks diskussiooniks eralduda, siis teeme seda hiljem või läbi teiste kanalite.

Mind on aidanud ka väga selge päevakava ja struktuuri loomine ning loomulikult sellest kinnipidamine. Kui osalejad teavad 10minuti täpsusega, mis toimub, millal paus jne. Siis on neil ka oluliselt lihtsam keskenduda ja oma energiat suunata.


Üldiselt ei ole ma oma viimase kolme kuu kogemusel ajahätta jäänud. Pigem oleme nii mõnelgi korral jõudnud asjadega oluliselt kiiremini valmis, sest mõned virtuaalsed tööriistad ja abimehed on protessi oluliselt kiirendanud.



6. Planeeri ettevalmistusele topelt aega

Jätsin selle küll viimaseks, aga tahaks seda kohe eriliselt rõhutada. Sest kõik see eeltöö, mis on vajalik nii tehnilise poole pealt, aga ka oma koolitusel osalejatega tutvumiseks tasub end hiljem topelt ära. Seepärast olen näiteks mitmepäevaste koolituste puhul teinud sageli ka nädal varem väikese tunnise check-in kõne, nendele kes saavad osaleda. Et lihtsalt omavahel paremini tuttavaks saada. Sest ka tavakoolitusel võtab omajagu aega, et osalejate vahel parem side tekiks. Virtuaalselt on see veelgi keerukam.


Kas virtuaalsed töötoad on tulnud, et jääda?

Ma arvan, et on, kuid tõenäoliselt päris 100% nad siiski kõiki füüsilisi koolitusi, töötubasid asendama ei hakka. Oma enda kogemusest võin küll öelda, et virtuaalsetel töötubadel on ka oma võlu ning minu enda tunnetus, kus oleme teinud isegi mõnevõrra ajaliselt lühemaid koolitusi, siis ei ole lõpptulemus selle tõttu kuidagi kannatanud. Vastupidi tundub, et virtuaalsed tööriistad isegi teatud mõttes kiirendavad protsessi ning aitavad piiratud ajas efektiivsemad olla. Samas oli väga suurepärane tunne naasta üle kolme kuu ka päris klassiruumi. Sest kõige enam tundsin ma puudust ikkagi vahetust suhtlusest inimestega. Mis ekraani vahendusel on keerulisem, kuna sa ei tunnetada inimeste energiat ning ka osalejatel omavahel kontakti loomine võtab aega. Seega ma ei imestaks kui sellest kogemusest kooruks välja ka mõni uudne hübriidlahendus pooleldi virtuaalne ja pooleldi füüsiline formaat koolituste ja töötubade osas. Jään igatahes huviga ootama.


VÕTA ÜHENDUST

Asume koos tegutsema! 

Kirjuta, kui soovid Google disianisprindist rohkem teada saada või tekkis muid küsimusi.

Nimi

E-mail

Sisu

FUTURISTI TÖÖD
AJ& Smart crtified.png
SOTSIAALMEEDIA
facebook-square.png
linkedin.png
youtube2.png

Futurist Estonia     |