Strateegiline planeerimine OKR metoodikaga

Mis on OKR metoodika?

OKR on inglisekeelne akronüüm ning tähistab eesmärke ja võtmetulemusi (Objectives and Key Results). Nime põhjal võiks arvata, et see metoodika koosnebki lihtsalt nendest kahest asjast, ent tegelikult sisaldab OKR kolme komponenti: eesmärgid, võtmetulemused ja tegevused.

• Eesmärk (O, ehk Objective) defineerib sihtkoha, kuhu soovitakse jõuda.

• Võtmetulemused (KR, ehk Key Results) aitavad mõõta edusamme eesmärgi suunas.

• Tegevused (Initiatives) on kõik need toimingud, mida tehakse eesmärgi ja võtmetulemuste saavutamiseks.

Eesmärgid (O)

Eesmärk on selline olukord, mida organisatsioon või tiim soovib saavutada. Maakaardil on eesmärk punkt, kuhu soovite välja jõuda näiteks Objective on jõuda Rooma. Head eesmärki iseloomustavadki samad omadused nagu ideaalset reisisihti - tal on konkreetsed koordinaadid ja teda on võimalik kirjeldada. Mis peamine: see kirjeldus suudab kogu reisiseltskonda inspireerida ja elevust tekitada.

Eesmärk peaks kindlasti olema arusaadav kõigile tiimiliikmetele, seetõttu pole hea selle kirjeldamisel kasutada tehnilist kõnepruuki või täpseid mõõdikuid. Näiteks “Meie kliendid on õnnelikumad kui kunagi varem” on päris hea ja ambitsioonikas eesmärk!

Võtmetulemused (KR)

Iga rännak koosneb mitmetest lühematest etappidest. Võtmetulemused on justkui vahelaagrid teekonnal eesmärgi suunas. Lõplikult kohale jõudmiseks on vaja saavutada kõik tulemused!

Eelmises lõigus rääkisime, et eesmärk võiks olla pigem kvalitatiivne ja veidi üldisemalt ja inspireerivalt sõnastatud. Võtmetulemustel on seevastu juba konkreetsed parameetrid, mis täpsustavad eesmärki ning aitavad vältida selle vääritimõistmist.

Võtmetulemused aitavad meil mõõta edusamme eesmärgile lähenemisel ning selle saavutamisel. Seepärast peab võtmetulemus alati sisaldama konkreetset mõõdikut koos alg- ja sihtväärtusega. Kui eesmärgiks on olla oma valdkonna parim tööandja, siis võib võtmetulemusteks arvestada näiteks ettevõtte paiknemist värbamisportaalide edetabelites või kandidaatide arvu vaba töökoha kohta. Reisi näitena on näiteks vahemaa Tallinaast Roomani 2755 kilomeetrit ja heaks Võtmetulemuseks oleks reisi näitena "Vähendame vahemaad Tallinnast Rooma jõudmiseks 2755 kilomeetri võrra".

Tegevused (Initiatives)

Iga vahelaagrini jõudmiseks on vaja teha erinevaid tegevusi. Need on kõik need vajalikud projektid ja ülesanded, mis meid eesmärgile lähemale viivad. Näiteks uue töötaja palkamine või uue veebianalüüsi tellimine või hoopis turundusplaan kogu aastaks võivad olla suur samm võtmetulemuste saavutamise poole.

Tihtipeale kiputakse tegevusi hoopis võtmetulemuste pähe kirja panema. Ent viiskümmend tehtud müügikõnet ei ole iseenesest mingi saavutus, see on lihtsalt üks tubli tegevus. Kümme uut kliendilepingut oleks aga sellest tegevusest sündinud reaalne tulem ning sobiks hästi võtmetulemuseks! Reisi näitena oleks tegevused (initiatives):

1. Kohalejõudmise kuupäev on otsustatud;

2. Reisijate nimekiri on loodud;

3. Lennukipiletid on ostetud;

4. Majutus on broneeritud;

5. Reisiks kaasa võetavad riided ja varustus on pakitud;

6. Takso lennujaama on tellitud.

Miks OKR metoodika on parem kui lihtsad eesmärgid?

On üks väga lihtne ja oluline põhjus, miks OKR metoodika töötab paremini kui niisama konkreetsete eesmärkide seadmine. OKR on nimelt parim viis päriselt oluliste eesmärkide sõnastamiseks.

Kui võtta sama näide, kus ettevõte soovib saada valdkonna parimaks tööandjaks, siis võiks tõepoolest seada eesmärkideks jõuda mõne värbamisportaali TOP10 nimekirja, või saada mitusada kandidaati igale avatud töökohale. Ent neid eesmärke lihtsalt ülesannete nimekirjana võttes on lihtne kaotada algne fookus: päriselt oluline on siin olla parim tööandja, mitte lihtsalt õhutada tööturul ettevõttesse kandideerimist. OKR metoodika abil hoiame päriselt olulised asjad tähelepanu keskmes, ja väldime sihitut tegevuste tegemist.

OKR juurutamine

OKR metoodika on tõeline võluvitsake tiimide koostöö lihtsustamisel. Selle abil on lihtne seada piisavalt ambitsioonikad eesmärgid, jälgida oma edusamme ja tõepoolest saavutada soovitud tulemused. Kõige esimene OKR-ide planeerimise sessioon nõuab kindlasti pisut harjumist ja eeltööd, ent peagi on kõigil raske isegi ette kujutada vanaviisi töötamist.

Uue metoodika juurutamine on muidugi pikaajaline töö. Kui esmased eesmärgid ja võtmetulemused on määratletud ning tiim on endale koostanud tegevuskava nende saavutamiseks, tuleb edusamme jälgida ning vajadusel teha muudatusi, korrektuure ja parandusi. Ning seejärel leida taas uued eesmärgid! OKR-ide jälgimiseks on mitmeid spetsialiseerunud tarkvaralahendusi nagu ClickUp, Asana, Lattice, Jira, Monday, Weekdone, Perdoo, EMP 365 etc.

Kontori tahvel või Excel ja Google sheets võivad olla mõne ettevõtte jaoks parim lahendus ja piisab väiksematel tiimidel Objectives (aasta kaupa), Key results (kvartalina) ja Initiatives (kuu või 2 nädala kaupa) eraldi sheetidel hoida. Projektijuhtimiseks soovitame Toyota PDCA ehk Deminigi ringi vormistust kasutada tabelite tulpadena nii, et tegevustel oleks kindel vastutaja, tähtaeg ja tegevuse kirjeldus on nii kirjutatud, et saab vastata, et "tehtud".

Kuidas alustada OKR planeerimisega

Üks suurepärane viis OKR metoodika kasutuselevõtmiseks on korraldada tiimiga ühine strateegiapäev. See tõestatud töötoaformaat aitab tiimil päeva või paariga (olenevat tiimi suurusest ja vajadustest) paika panna esimesed eesmärgid koos võtmetulemuste ja tegevuste ideedega. Sedamoodi ühiselt paika pandud eesmärke saavutatakse palju tõenäolisemalt, kui juhtkonnalt tulevaid ettekirjutusi!

Futuristi on töötubade läbiviimise ekspert ning aitab meeleldi erineva suurusega ettevõtetel läbi viia OKR-metoodikale orienteeritud strateegiasprinte. Juhendatud protsessi käigus saavad tiimiliikmed ühiselt disainida eesmärkide ja võtmetulemustega tegutsemisstrateegia ning panna paika selle saavutamiseks vajalikud konkreetsed tegevused. Lisaks saame aidata ka OKR kirja panemise süsteemi koolitamise ja juurutamisega. Strateegiasprindilt lahkudes on tiimil ka valmidus ja sobivad tööriistad edasiste OKR-sessioonide korraldamiseks ettevõtte siseselt.

Lisainfoks võta ühendust hello@futurist.ee