Töötoad on suurepärane innovatsiooni ja koostöövahend, kuid nende tulemuslikkus võib olla väga erinev. Võibolla mäletad mõnda töötuba, kus intensiivse päeva lõpuks tekkis selgus ja siht, kuhu edasi liikuda. Või vastupidine näide, kus algne entusiasm asendus hoopis segadusega ning lõpuks oli raske mõista, mida otsustati või saavutati.
Ma usun, et efektiivne koosloome võib oluliselt kaasa aidata innovatsioonile ja meeskonna tulemuslikkusele. Aga seda juhul, kui töötubasid kasutada eesmärgipäraselt. Olles aidanud väga erinevatel ettevõtetel jõuda struktureeritud koosloome abil tulemuseni, panin kirja, kuidas muuta töötoad tõeliselt tulemuslikuks.
Mis on töötuba? Töötuba on efektiivne ja struktureeritud viis koostööks, mis aitab ühiselt väljakutseid ja probleeme lahendada, viies meeskonna kiiremini konkreetse tulemuseni.
Mõjus töötuba peaks:
Jõudma selge tulemuseni: töötoa eesmärk peaks olema selgelt määratletud, mis võimaldab keskenduda konkreetsetele väljakutsetele ja jõuda selge otsuse ja plaanini.
Efektiivistama tööd: erinevalt igapäevasest taktikalisest tööst, võimaldavad töötoad keskenduda strateegilistele küsimustele. Selge ajaraamistiku, struktuuri ja tehnikate kasutamine tagab tulemuslikkuse.
Tugevdama meeskonnatööd: töötoad julgustavad kõiki osalema, väärtustades iga liikme panust. Kõigi osalejate, olenemata nende positsioonist, arvamuste ja vaatenurkade kaasamist.
Arvestama kõigi panust: töötoad on konstrueeritud nii, et iga osaleja individuaalne sisend saab integreeritud osaks terviklahendusest, tagades samas et kõigi arvamust kuulatakse.
Tooma välja võimalikud kitsaskohad: hea töötuba aitab tuvastada ja esile tõsta potentsiaalseid probleeme ja väljakutseid, olgu need seotud tiimiga, projekti käekäigu või töös oleva lahendusega.
Millal kasutada töötuba?
Töötubasid on erinevat laadi. On üksikuid koosolekuid, kus soovitakse ideede genereerimiseks või kiiremaks otsustamiseks kasutada paremad tehnikaid. On strateegiapäevi või strateegiasprinte, kus pannakse paika ettevõtte põhjanael ning strateegia ja plaan sinna jõudmiseks. On ka strateegia agiilseks elluviimiseks intensiivseid nädalasi disainisprinte, kus luuakse uute digitoodete ja teenuste prototüüpe, mida valideeritakse klientide peal. Kui kahtled, kas modereeritud töötuba sobib sinu ettevõttele, siis mõtle läbi:
Kas otsid oma probleemile kiiret ja läbimõeldud lahendust?
Kas otsusele jõudmine võtab liiga palju aega?
Kas tunned, et asjad ei liigu, tekkinud on ebaselgus ja puudub selge fookus?
Kas ideed jäävad sageli ideefaasi kinni ja ei jõua tulemuseni?
Kas tiimiliikmed tunnevad, et neid pole piisavalt kaasatud ja kuulatud?
Töötoad võivad olla suurepärased vahendid, kui on vaja lahendada keerulisi küsimusi, jõuda kiirelt otsuseni või kui meeskonnas on vaja selgust ja suunda.
Võtmeelemendid töötoa õnnestumiseks
Oma senisest koostööst väga erinevate ettevõtete ja nende väljakutsetega, on minu kogemusel kõige olulisem ühe eduka töötoa jaoks:
Selge eesmärk ja tulem: veendu, et kõik töötoas osalejad teaksid, miks nad osalevad ja kuhu tahate töötoa lõpuks jõuda.
Hoolikalt valitud osalejad: igal töötoas osalejal peaks olema selge roll ja põhjus, miks ta on kaasatud. Sageli on ka soovitatav osalejate maksimumarv, et tagada koostöö efektiivsus.
Päevakavast kinni pidamine: kogenud moderaatorid panevad vahel isegi minutite täpsusega päevakava paika. See hoiab ära võimaluse, et ajast üle minnakse või grupp ei tule protsessiga kaasa.
Sobiv formaat ja harjutuste valik: need peaksid sobima töötoa eesmärkidega. Ole valmis osalejatele selgitama, miks just need harjutused ja kuidas need aitavad.
Julgus eksperdilt abi küsida: Komplekssetes töötubades, mis on üksuste või organisatsioonide ülesed võib kogenud moderaator olla abiks sobiva metoodika valikul ja tulemuseni jõudmisel. Vahel toimib hästi ka sisemise ja välise moderaatori kombo.
Valmisolek skeptikutega tegeleda: hoolimata ettevalmistusest kohtab alati neid, kes kahtlevad metoodikas või töötoa mõttekuses. Skeptitsism ei ole üldiselt isiklik. Tihti on selle taga varasemad negatiivsed kogemused või vajadus parema selgituse järele.
Tulemuste kommunikatsioon: enne töötuba peaks eesmärk olema kõigile selge. Peale töötuba tuleks jagada saavutatut, mida kokku lepiti ja mis on plaan edaspidiseks, jättes minimaalselt lahtisi otsi.
Kel soov ise alustada modereeritud töötubade läbiviimist, siis loe ka meie soovitusi Kuidas alustada praktiliste töötubadega.
Kokkuvõttes on töötoad suurepärane vahend, mis aitab meeskonnal paremini ja efektiivsemalt töötada ja ettevõttel innovatsiooni luua. Nende edukus sõltub korralikust planeerimisest, selgest kommunikatsioonist ja osalejate oskuslikust kaasamisest.