Vabas vormis koosolekud on vilets viis probleemide lahendamiseks või uute ideede genereerimiseks. Kui inimesed koosolekuruumi kokku kutsuda, jääb neil tavaliselt harva aega mõtlemiseks. Enamasti üks inimene räägib ja teised kuulavad, ning kogu tiimi tähelepanu on korraga ühel mõttel, mis võib lõpuks osutuda kasutuks.
Praktilised töötoad on pikkadele ja lohisevatele ajurünnakutele hea alternatiiv. Algselt Google’i disainiekspertide poolt välja töötatud disainisprindi harjutused on tänaseks muutunud populaarseks töövahendiks väga erinevate valdkondade ettevõtetes.
Mitmed disainisprindi tööriistakasti kuuluvad praktilised töötoad on lihtsad ja lühikesed harjutused, mida iga tiimijuht saab kerge vaevaga oma igapäevases töös kasutusele võtta.
Harjutus “kirjuta ja hääleta”
“Kirjuta ja hääleta” on lihtne ja tõhus harjutus, mida kasutatakse tihti pikemate töötubade osana, ent see töötab suurepäraselt ka eraldiseisva harjutusena. See on ka väga sobiv esimeseks töötoaks tiimile, kes pole varasemalt harjunud sarnaste praktiliste harjutustega töötama.
Nagu selle nimigi vihjab, koosneb “kirjuta ja hääleta” kahest etapist. Kõigepealt osalejad kirjutavad üles erinevaid vastuseid ühele küsimusele, ning seejärel saavad osalejad piiratud arvu vildika otsaga tehtavaid täpikesi või kleepekaid ning valivad kirjutatud vastuste seast välja enda lemmikud. Edasi kategoriseeritakse tulemused nii, et igast viiest vastusest tekib kategooria. Nii tekib demokraatlik ülevaade erinevatest suure mõjuga asjadest mida on lihtne parendada.
Kuna tegu on väga konkreetses formaadis harjutusega, siis saavad kõik töötoas osalejad võrdselt sõna, ning kellegi sisend ei jää teiste arvamuse varju ega lähe kaduma. Et tegu on kirjaliku ülesandega, saab kogu protsess ka väga hästi dokumenteeritud ning ei vaja eraldi protokollimist.
Futuristi töötubades kasutatakse “kirjuta ja hääleta” harjutust tihti ning erinevatel eesmärkidel, näiteks:
olulistele küsimustele vastuse leidmiseks
olemasolevate probleemide kaardistamiseks sõnastuses “kuidas teha nii, et…”
ühele probleemile paljude erinevate lahenduste leidmiseks
erinevate probleemide tähtsuse järjekorda seadmiseks
Kuidas töötuba ette valmistada?
“Kirjuta ja hääleta” töötoa jaoks on vaja:
Iseliimuvaid märkmepabereid
1mm laiuse otsaga mustad viltpliiatsid (pastapliiatsiga kipuvad osalejad iga paberi peale liiga pikka juttu kirjutama või seinal kehva lugeda)
Hääletamiseks värvilisi kleebiseid, näiteks ümmargused kleepmummud, mis Charlotis müügil
Mobiili stopperkella või mõnd teist täpset ajamõõtmise viisi (võib ka Google enda taimerit kasutada - googelda sõna "timer")
Kui tiimi töötuba toimub digitaalselt, on mugav kasutada koostöökeskkondi nagu Miro või Mural, kus leiduvad nii märkmepaberite, stopperkella kui hääletamise funktsioonid.
Kuidas töötuba läbi viia?
Kõigepealt selgitage osalejatele töötoa eesmärki - see annab edasisele tegevusele konteksti ning osalejad mõistavad paremini, mida neilt oodatakse. Seejärel püstitage võimalikult konkreetne küsimus, millele vastust otsima hakatakse.
Esimese viie minuti jooksul kirjutavad osalejad märkmepaberitele üles kõik pähe tulnud mõtted. Julgustage osalejaid olema ideede genereerimisel võimalikult avatud ja loovad, et kirjapandu oleks võimalikult mitmekesine.
Kirjutamise faasis on igasugune vestlemine keelatud, ruumis peaks valitsema keskendumist soodustav vaikus.
Kui viis minutit on möödunud, kleebitakse kõik täiskirjutatud märkmepaberid seinale või tahvlile kõrvuti. Kui tiim on väga suur, võib osalejatel paluda kõigi tekkinud mõtete asemel ainult oma parimad ideed üles riputada.
Kui kõik märkmepaberid on kõrvuti asetatud, algab hääletamise faas, mis kestab samuti viis minutit. Iga osaleja saab võrdse arvu värvilisi kleebiseid (tavaliselt viis), mille nad paigutavad kõige olulisema või asjakohasema ideega märkmepaberite peale.
Kui osalejaid on palju ning kirja pandi mitmeid korduvaid mõtteid, võib sarnaste ideedega paberid kõrvuti tõsta ning hääletada ideede rühma kui terviku üle.
Hääletuse lõppedes tuvastage enim punkte saanud mõte või mõtted. Neid võib nüüd tiimiga hakata edasi arutama ning viimistlema, näiteks ajurünnates "kirjuta ja hääleta" harjutusega juurde tegevuskava või kasutada tulevaste arutelude lähtepunktina. Lisaks on hea mõte ka töötoa otsustaja kokku leppida, kes otsustab lõpliku fookuse ühe eraldi tüüpi kleepekaga.