Kuidas tulla toime domineerijate, jutupaunikute ja teiste segajatega koosolekul?

Kas tuleb tuttav ette? 

Oled planeerinud koosoleku. Eesmärk on tuua inimesed kokku, arutada olulist teemat ja jõuda selge otsuseni. Aga enne kui oled sissejuhatuse lõpetada jõudnud, kõlab juba enesekindel hääl: 

• “Ma tean, mis me tegema peame…” 

• Või olete just jõudmas olulise otsuseni, kui keegi paiskab lauale veel kaks uut ideed, mida “kindlasti peaks kohe nüüd arutama”. 

• Või peab keegi juba teist minutit monoloogi, mille ajal lähevad ka sul mõtted uitama. 

Need ei ole väljamõeldud olukorrad, vaid päris elust võetud näited, mida inimesed on mulle koolitustel jaganud. Igale koosolekule kipub ära eksima mõni selline "segaja". 

Kui lasta neil järjepidevalt tegutseda, tõmbuvad ülejäänud tasapisi tagasi, ehk teised osalejad muutuvad vaikseks, passiivseks või loobuvad üldse panustamast. Selline olukord on lõpuks kõigi jaoks kurnav ja eesmärgipärane koostöö kannatab. 

Kas nad segavad meelega? 

Ei. Enamasti mitte. 

Tavaliselt on põhjused pigem: 

• inimesel on tõesti palju öelda ja ta kardab, et muidu teda ei kuulata; 

• ta tahab panustada ja vahel ka vastutada, aga ei oska jätta ruumi ka teistele;

• ta püüab aidata lahendust leida, aga ajastus on vale (liigne agarus valel ajal); 

• ta on ise mingil põhjusel ärev või ebakindel ja domineerib seepärast; 

• ruumis on juht või kõrgema staatusega inimene, kelle kõrval teised hoiavad tahaplaanile; 

• või puuduvad lihtsalt kokkulepped, mis toetavad arutelu. 

Ehk siis enamasti ei tule keegi koosolekule sooviga see ära rikkuda. Aga kui lasta segajatel vabalt tegutseda, siis kipubki fookus kaduma ja teised osalejad jäävad tahaplaanile. 

Mida sageli tehakse, aga ei tasu teha 

Koosoleku juhina, kui märkad segajat on kiusatus suur: 

• Loodad, et olukord laheneb ise, ehk las ta räägib end tühjaks, aga tavaliselt ei räägi. 

• Sekkud jõuliselt. Terav vahelelõige toob hetkeks vaikuse, aga see jätab õhku pinge ja võib koostööd pärssida. 

• Teed segaja kulul nalja. Võib korraks õhku kergendada, aga usaldust see ei suurenda ja probleemi ei lahenda. 

Need on arusaadavad reaktsioonid, aga ei loo ruumi, kus kõigil oleks turvaline ja hea panustada. 

Mis siis aitaks? 

Lahendus ei ole karm katkestamine vaid lugupidav ja teadlik suunamine. 

Ja veel parem, selliste olukordade ennetamine. Kui koosoleku alguses on mängureeglid ja struktuur paigas, tuleb hiljem palju vähem sekkuvaid samme astuda. 

Kokkulepped loovad selguse 

Mängureeglid ei pea olema keerulised. Piisab mõnest lihtsast kokkuleppest koosoleku alguses: 

• Eesmärk. Mis on arutelu eesmärk? Mida soovime selle 1 tunniga saavutada? Sõnastage see ja tehke nähtavaks. 

• Rollid. Kes juhib tänast arutelu? Kes aitab arutelu visualiseerida? Kes aitab fookust ja aega hoida? 

• Fookus. Kuidas hoidame fookust? Kui kaldume teemast kõrvale, siis sekkume ja toome fookuse tagasi eesmärgile. 

• Kõigi kaasamine. Anname kõigile sõna ja väldime pikki monolooge. 

Kui need kokkulepped on koosoleku algul ühiselt paika pandud (ja ideaalis silma all nähtavad), on hilisem sekkumine märksa lihtsam. See ei tundu siis rünnakuna konkreetse inimese pihta, vaid kõigest grupi enda kokkulepete meeldetuletamisena. 

Sekkumisvõtted keerulistes olukordades 

Kokkulepped on abiks, aga mõnikord ei piisa kokkulepetest ja inimene ikkagi haarab rohkem ruumi, kui talle päriselt kuulub. Mis siis teha? 

Allpool toon välja kolm üsna levinud olukorda ja mõned näidisfraasid, mis on mind aidanud. 

1. Kui keegi unustab end liiga pikalt rääkima 

Kui sa ei sekku, hakkavad teised vaikselt käega lööma. 

Kuidas reageerida: 

• Võta taktikaline paus ja suuna teda kokku võtma:  “Ma kuulen, et see teema on sulle oluline. Kas saaksid palun oma mõtte lühidalt (võid anda ka konkreetse aja, näiteks ühe minutiga) kokku võtta, et jõuaksime ka teiste arvamusteni?” 

• Anna kohe pärast seda sõna grupile:  “Kuulsime Anu mõtet. Kindlasti on teil ka oma vaatenurki, jagame neid nüüd palun.” 

• Vajadusel pöördu ise nimeliselt vaiksemate poole:  “Peeter, mis sa sellest arvad oma valdkonna vaates?” 

Seeläbi sa ei vähenda segaja olulisust, vaid märkad, et teema on talle tähtis. Aga samas meenutad ka grupi ühist eesmärki, kõiki kaasates soovitud tulemuseni jõuda. 

2. Kui ideede arutelu katkestatakse kommentaari või sekkumisega 

Näiteks sekkub keegi mõtete jagamisel või võimaluste arutelul “See ei tööta nagunii, sest …” või "Seda pole mõtet üldse proovida..."

Selle taga võib olla inimese loomupärane riskitaju või vajadus näidata, et ta on läbi mõelnud kõik võimalikud ohud. See on väärtuslik omadus, aga valel ajal öelduna tapab see loova mõtlemise ja pidurdab ideede genereerimist. 

Kuidas reageerida: 

• Säilita positiivne fookus ja lükka riskide arutelu hilisemaks:  “Aitäh, et sa selle mure välja tõid. Praegu arutame võimalikke lahendusi. Paneme selle mure kirja ja võtame hiljem eraldi aja riskide aruteluks.” 

• Või kasuta “parkimisplatsi”:  “See on oluline tähelepanek. Kirjutame selle üles ja tuleme tagasi, kui oleme riskidest rääkimiseks valmis.” 

• Vajadusel rõhuta mängureegleid:  “Me leppisime kokku, et praegu keskendume võimaluste avamisele ja hiljem hindame riske.” 

Niimoodi näitad, et sa hindad inimese panust, aga hoiad grupi energia võimaluste juures. Sageli piisabki sellest, et inimene tunneb, et teda on kuulatud ja ta saab jälle kaasa mõelda lahenduste lainel. 

3. Kui kaks inimest kalduvad kõrvalteemasse 

See on klassika, kus kaks inimest jäävad hoogsalt vaidlema või arutama midagi, mis on neile isiklikult oluline, aga mis ei ole koosoleku eesmärgiga seotud. 

Kuidas reageerida: 

• Too fookus tagasi kogu grupile:  “Tundub, et teil on omavahel oluline arutelu. Ma püüan mõista, kas see aitab meid täna eesmärgini jõuda või lepime kokku, et jätkate selle teemaga hiljem?” 

• Anna grupile voli otsustada, kas teemaga edasi minna:  “Kui võtame ka selle teema täna arutellu, siis ei pruugi me jõuda algselt plaanitud eesmärgini. Kas see on kõigile okei?” 

• Kui teema on oluline, aga mitte kõigile: “See on kindlasti väärt arutelu. Kas sobib, et arutate seda pärast koosolekut? Praegu hoiame fookuse meie tänasel eesmärgil, mis oli …” 

Oluline on proovida hoida positiivset tooni, sest sa ei katkesta inimesi selleks, et neid paika panna, vaid selleks, et kogu grupp liiguks koos edasi eesmärgini ja seda tasub ka meelde tuletada. 

Lisaks soovitus, kui sama inimene kipub ikka ja jälle domineerima, tasub rääkida nelja silma all, sest väga sageli segaja ise ei taju, kuidas ta grupi võib saboteerida. Kindlasti hinnata tema panust ja mõelda, kuidas saab temast hoopis oma liitlase teha. Kas talle mõne selgema rolli näiteks fookuse või aja hoidmisel anda. 

Kokkuvõtvalt tasub meeles hoida, et enamik domineerijaid ja jutupaunikuid ei tee seda pahatahtlikult. Nad arvavad sageli, et aitavad gruppi. Sinu roll fasilitaatorina on nende energia õigesse suunda juhatada nii, et kogu grupp liigub soovitud eesmärgi suunas edasi. 

Kui tahad rohkem teada, kuidas keerukaid osalejaid ja olukordi oma koosolekutel lahendada ja ennetada, siis 30. oktoobril alustab Futuristi online-programm 👉  Töötubade ja arutelude disain & juhtimine. Uuri lähemalt ja broneeri koht aegsasti!