6 näidet: Kuidas tiimid kasutavad strateegiapäeva?

Strateegiapäevad ja töötoad võivad olla väga erinevad. Mõni tiim soovib selgemalt sõnastada oma pikaajalist visiooni ja luua ühist arusaama uuest strateegiast. Teine tahab kaasata laiendatud juhttiimi, et oma strateegiline fookus paremini paika saada. Kolmas soovib lahendada mõnda konkreetsemat strateegilist väljakutset. 

Olen varem kirjutanud, miks paljud strateegiapäevad mõju ei avalda ja kuidas seda suurendada (loe täpsemalt siit). Seekord tahtsin aga jagada paari näidet, mis näitavad, kui erinevaid väljakutseid strateegiapäevad tegelikult aitavad lahendada. 

Sest olgem ausad, strateegiapäeva nime all tehakse väga erinevaid asju.  Alates infopäevadest ja motiveerivatest koosviibimistest kuni päris mitmepäevaste töötubadeni, mille tulemusel sünnib lõpuks päris strateegiadokument.  

Strateegiapäev algab ammu enne päeva ennast 

Strateegiapäeva tulemuseks ei pea, aga alati olema dokument nimega strateegia, nagu nimest võiks eeldada. Tegelikult on strateegiapäev suurepärane juhtimistööriist olukorras, kus on vaja koos tiimiga korraks peatuda, mõtestada ja luua selgust. 

Strateegiapäeva kasutavad tiimid sageli näiteks selleks, et: 

• sõnastada selgemini oma visioon ja “põhjanael”, mille suunas liikuda; 

• tuua selgust eesmärkides ja rollides, eriti kui tiim või keskkond on muutunud; 

• joondada juhtkond või kogu tiim ühise visiooni ja fookuse taha; 

• või leppida kokku konkreetsem tegevusplaan järgmiseks perioodiks. 

See, milleks strateegiapäeva vaja on, sõltub alati tiimi hetkeseisust ja laual olevatest väljakutsest.

Kui me Futuristis tiimiga tööle hakkame, on olulisemad küsimused alati: 

• Mis on väljakutse, mida me lahendada soovime ja miks just praegu? 

• Mis on suurimad küsimused, millele tiim peab vastuse leidma päeva lõpuks? 

• Millist muutust soovime pärast strateegiapäeva näha? 

Sageli tuleb tiim alguses üsna laia teemaga, näiteks “tahame oma strateegilist fookust paika saada” või “meil on vaja juhttiimi paremini joondada”. See annab suuna, kuid alles ettevalmistuse käigus hakkab kooruma selgem väljakutse. Kõik meie töötoad põhinevad disainmõtlemise tööriistadel ning esmane ülesanne on alustada mõistmisest ja  sõnastada probleem õigesti, enne kui seda lahendama hakata. 

Ettevalmistus võib tähendada kohtumisi juhtidega, mini-töötuba või lühikesi virtuaalseid vestlusi tiimiliikmetega. Selle põhjal kujundame lõpliku töötoa nii, et mõtlemine liigub samm-sammult: arusaamisest valikuteni, ideedest kokkulepete ja järgmiste sammudeni. 

6 viisi, kuidas tiimid on strateegipäevadest kasu saanud? 

Alljärgnevalt kogusime kokku mõned näited erinevatest strateegiapäevadest ja töötubadest, mida oleme Futuristis viimasel ajal läbi viinud. Need näitavad, kui erinevaid teemasid strateegiapäev võib aidata lahendada, olgu fookus siis visioonil, kliendikogemusel, eesmärgistamisel või tiimi koostööl. Välja on toodud nii eesmärk, kui ka peamised küsimused, millele päeva jooksul töötoa käigus koos vastuseid otsiti.

1. Näide: Pikemaajalisem visioon ja fookus

Osalejad: laiendatud juhtiim, kokku ligi 20 tiimi- ja valdkonnajuhti. Tegu oli keskmise suurusega ettevõtte juhttiimiga, strateegiapäev kestis poolteist päeva ning sellele eelnes paar nädalat ettevalmistust, sh kohtumised juhatusega ja eraldi kõned valdkonnajuhtidega, et mõista paremini hetkeolukorda ja ootusi. 

Väljakutse ja eesmärk:  Ettevõttel olid olemas eesmärgid ja igapäevane juhtimisrütm, kuid puudus ühine pikemaajaline visioon, mis seoks juhte ja tiime eri tasanditel.  Eesmärgiks sai ühiselt sõnastada pikemaajalisem visioon ja “põhjanael”, mis aitaks kogu organisatsioonil mõista, kuhu ja miks liigume ning kuidas iga valdkond sellesse panustab. 

Strateegiapäeva fookusteemad: 

• Milline näeb välja positiivne tulevik meie jaoks? Kuhu tahame viie aasta pärast jõuda?

• Mis meid täna takistab ja kuidas neid takistusi muuta kasvuvõimalusteks? 

• Mida see tähendab iga valdkonna jaoks? Mis on kõige olulisem, millele iga valdkond peab keskenduma järgmisel perioodil?

• Mida see tähendab juhttiimi ja omavahelise koostöö osas? Kuidas saame toetada üksteist ja strateegia oma tiimidesse edasi viia? 

Tulemus: 

• Sündis ühiselt sõnastatud pikaajaline visioon ja "Põhjanael", mille ümber kujunesid peamised strateegilised fookusvaldkonnad, iga tegevusvaldkonna osas. 

•  Juhttiim jõudis omavahel paremale arusaamale, kuidas iga juht saab oma valdkonda läbi selle nende fookusvaldkondade juhtida ja oma tiimi paremini kaasata.

2. Näide: OKR raamistik ja eesmärgistamise süsteem 

Osalejaid: ettevõtte juhttiim, kokku 12 juhti Tegu oli tehnoloogiaettevõtte juhttiimiga ja strateegiapäev toimus kahes osas. Esimene päev oli ühine füüsiline töötuba, millele järgnes nädal hiljem virtuaalne jätkusessioon, et tulemusi lihvida ja järgmised sammud paika saada.

Väljakutse ja eesmärk: ettevõttel oli olemas strateegiadokument, kuid selle elluviimine ja tulemuste jälgimine ei toiminud. Tiimid küll töötasid oma eesmärkide nimel, ent fookus hajus. Eesmärk oli luua selge OKR-raamistik (Objectives & Key Results), mis aitaks fookust hoida, tekitaks parema läbipaistvuse ja eesmärkide jälgimise süsteemi üle organisatsiooni. 

Strateegiapäeva fookusteemad: 

• Mis on meie järgmise aasta olulisemad prioriteedid, mis aitavad meid "Põhjanaelani" ? (sisend Objectives’iks) 

• Kuidas me teame, et liigume nende prioriteetide saavutamise suunas?Mis tulemused või muutused seda näitavad? (sisend Key Results’iks) 

• Kuidas kujundada tööviis, mis aitab meil fookust hoida ja regulaarselt edusamme hinnata? 

• Millised sammud on vajalikud, et viia OKR-süsteem tiimide tasemele ja muuta see igapäevase töö loomulikuks osaks? 

Tulemus:  

• valmis esmane OKR-kaart koos mõõdetavate Key Resultidega; 

• virtuaalses jätkusessioonis lepiti kokku ühised põhimõtted kuu ja kvartalipõhiste ülevaatuste ja fookuse hoidmise osas; 

• lisaks, esmased sammud, kuidas kaasata laiem organisatsioon ja aidata juhtidel valdkonniti OKR edasi viia ja juurutada. 

NB! Kui sa tunned täpsemat huvi, mida OKR metoodika endast kujutab, siis kirjutasime mõni aeg tagasi sellest ka oma blogis 👉 Strateegiline planeerimine OKR meetodiga.

3. Näide: Strateegia elluviimine ja tiimi joondamine 

Osalejad: kogu organisatsioon, ligi 60 inimest erinevatest tiimidest üle Baltikumi. Tegu oli keskmise suuruse organisatsiooniga ning ühepäevasele füüsilisele töötoale eelnes ligi kolm nädalat ettevalmistust. Sealhulgas mini-töötoad strateegiliste fookusteemade lõikes, et hetkeolukorda ja ootusi paremini kaardistada ning ka osalejaid päeva eel teemadega kurssi viia.

Väljakutse ja eesmärk: Organisatsioonil oli olemas strateegia ja fookusteemad uueks perioodiks, kuid need olid liiga üldiseld ja jäid "juhtkonna tasandile". Eesmärk oli aidata kogu tiimiga need fookusvaldkonnad lahti mõtestada ja kaardistada olulisemad tegevused, millele järgmisel poolaastal peaks tähelepanu pöörama.

Strateegiapäeva fookusteemad: 

• Kuidas meie tänane strateegia ja ärilised fookusvaldkonnad seostuvad iga valdkonna eesmärkide ja tegevustega?

• Millised on suurimad takistused strateegia ja fookusvaldkonna eesmärkide elluviimisel ja kuidas neid ühiselt ületada?

• Mis on olulisemad ja mõjusamad tegevused iga fookusvaldkonna võtmes järgmise 6 kuu jooksul? 

  
  

Tulemus: 

• Tekkis ühine parem arusaam, mida ettevõtte strateegia ja ärilised fookusteemad iga valdkonna jaoks päriselt tähendavad.  

• Iga strateegilise fookusvaldkonna osas koorus välja järgmise 6 kuu mõjusamad tegevused, mis tuleb viia edasi tiimidesse ja siduda tiimi eesmärkidega.  

4. Näide: Uus strateegiline fookus ja klienditeekond

Osalejaid: laiendatud juhttiim, kokku ligi 15 inimest Tegu oli teenuseettevõtte kahepäevase strateegiapäevaga, mille vahel oli nädalane paus. Sellele eelnes vestlused ja kõned juhatusega, et olukorda kaardistada ja strateegiliset väljakutset paremini mõista.

Väljakutse ja eesmärk: ettevõttel oli seni tugev ärikliendi fookus ning kuigi eraklienti ka teenindati, siis oli see pigem teisejärguline ning üksustes tõlgendati seda ka väga erinevat.

Eesmärk oli luua juhttiimiga ühine arusaam, mida erakliendi strateegiline suund tähendab, mis kasvuvõimalusi see pakub ning tagada, et kõik üksused mõistaksid seda sarnaselt ja töötaksid ühe eesmärgi suunas.

Strateegiapäeva fookusteemad: 

• Kuidas erakliendi strateegiline suund seostub ettevõtte visiooni ja eesmärkidega?

• Erakliendi olulisemad persoonad, nende ootused, vajadused ja meie võimalused?

• Erakliendi klienditeekond, peamised puutepunktid ja mida saame parendada? 

• Iga tiimi roll parima erakliendi kliendikogemuse pakkumisel? 

Tulemus:

• Sõnastatud sai erakliendi strateegiline fookus, olulisemad persoonad ning loodi esmane klienditeekonna kaart, koos olulisemate puutepunktide ja arendusvajadustega.

• Tiim sai omavahel selgemaks, kuidas erinevad üksused toetavad erakliendi kogemust ning mida see tähendab iga tiimi jaoks.

5. Näide: Juhtmeeskonna rollid ja strateegia elluviimine 

Osalejad: valdkondlik juhttiim, kokku 8 juhti

Tegu oli avaliku sektori organisatsiooni ühe valdkonna juhttiimiga, kes soovis viia läbi kahepäevase töötoa. Sellele eelnesid vestlused ja intervjuud kõigi osalejatega, et olukorda ja väljakutseid ning ootusi paremini kaardistada ja osalejaid töötoaks ettevalmistada. Väljakutse ja eesmärk: juhttiimil oli olemas organistatsiooni eesmärkidest tulenevat strateegiline fookus, kuid kuna tiimis oli toimunud palju muudatusi nii struktuuride kui ka inimeste osas, siis olid rollid ja vastutusalad muutunud ebaselgeks. Eesmärk oli tugevdada omavahelist koostööd, saada selgus, mis on iga valdkonna ja juhi roll ja vastutuse ulatus strateegia elluviimisel.

Strateegiapäeva fookusteemad: 

• Kuidas meie valdkonna eesmärgid toetavad organisatsiooni strateegiat ja pikaajalist suunda? 

• Millised on meie tiimi tänased tugevused ja arenguvõimalused? 

• Millised takistused meid täna piiravad ja kuidas neid ühiselt ületada? 

• Kuidas rollid ja vastutus võiksid jaotuda nii, et koostöö toimiks sujuvamalt? 

Tulemus:  

• Juhttiim jõudis selgusele rollides, vastutuses ja ühistes prioriteetides, mis toetavad strateegia elluviimist valdkonna tasandil.

• Sõnastati valdkonna fookusteemad ja koostööpõhimõtted, mis aitavad hoida ühist suunda ja tugevdada meeskonnatööd.

6. Näide: Strateegiline turunduse fookus 

Osalejad: valitud juhid ja eksperdid, kokku 8 inimest Tegu oli väikeettevõttega (kokku ca 25 inimest), kes soovis ühepäevase strateegiapäevaga saada konkreetsemaks oma turunduse fookuse. Füüsilisele töötoale eelnes kaks virtuaalset ettevalmistavat sessiooni ja valik olemasolevate ja potentsiaalsete klientidega.  

Väljakutse ja eesmärk:  Ettevõttel oli lai teenusteportfell, mitu erinevat sihtrühma, turundustegevusi tehti, kuid puudus selgem fookus, kellele ja millele keskenduda, olukorras, kus turunduseelarve on piiratud. Eesmärgiks oli luua turundusele strateegilisem raamistik, mis toetab kasvu, aitab teha teadlikumaid valikuid ja suunata ressursid sinna, kus mõju on suurim. 

Strateegiapäeva fookusteemad: 

• Kes on täna olulisemad klienditüübid ja millised on nende ootused ja vajadused? (Persoonad) 

• Kuidas kliendid otsuseid teevad ja mis punktides neid kõige enam mõjutada saame? (klienditeekonna võtmepunktid) 

• Millised kanalid ja sõnumid neid kõige enam kõnetada võiksid? (kanalid ja väärtuspakkumine)

• Kuidas siduda see turunduse järgmise kahe aasta prioriteetidega ja teha teadlikumaid valikud?

  Tulemus:  

• Kujunes selgem raam turunduse strateegiliste prioriteetide seadmiseks – persoonad, klienditeekonna võtmepunktid, olulisemad kanalid ja väärtuspakkumine.

• Lepiti kokku järgmised sammud ja mõõdikud, et tagada järjepidevus ja selgus turundustegevustes ka pärast strateegiapäeva.

Juhitud koosloome muudab strateegiapäeva tulemuslikuks 

Kuigi iga strateegiapäev on oma sisult erinev, ühendab neid kõiki sama põhimõte – juhitud koosloome, mis põhineb disainmõtlemise loogikal. Enne kui midagi lahendama asume, loome esmalt ühist arusaama, mis on tegelik probleem ja miks see oluline on. Alles seejärel avardame mõtlemist, otsime uusi vaatenurki, kogume ideid ja kaasame erinevaid hääli. Seejärel liigume valikute ja otsusteni, kuni jõuame konkreetsete sammude ja tegevusteni, mida ellu viia.

Hea strateegiapäev on juhitud koosloomeprotsess, ehk ruum, kus tiim saab hetkeks astuda kõrvale igapäevasest töövoolust, vaadata suuremat pilti ja otsustada teadlikumalt, kuidas edasi minna. Mõnikord on tulemuseks uus visioon, mõnikord selgemad rollid või konkreetne tegevusplaan. Aga alati sünnib parem mõistmine, ühtsem suund ja suurem valmisolek koos edasi liikuda.

Kui tunned, et ka sinu tiimil oleks abi fookuse loomisest, siis vaata ka siia, kuidas meie poolt läbiviidud strateegiapäeva protsessid on üles ehitatud ja millist väärtust konkreetsetele tiimidele on loonud.   Või kui soovid õppida, kuidas kasutada disainmõtlemist ja koosloome protsesse, et ise strateegiapäevi juhtida, siis saad veel liituda meie online koolitusprogrammiga, "Töötubade disain ja juhtimine, mis alustab juba 30. oktoobril.