Kuidas saada hakkama "segajatega" oma koosolekul?

Olen aastate jooksul osalenud väga erinevatel koosolekutel, töistes aruteludes ja töötubades – nii osaleja, koosolekujuhi kui ka välise fasilitaatorina. Ning olen kogenud, et pea alati kerkivad esile teatud tüüpi “segajad”. Need on osalejad, kelle tegevus (või vahel ka tegevusetus) raskendab grupil soovitud tulemuseni jõudmist. Ja olen ka ise aeg-ajalt nende rollide otsa komistanud, enamasti ise sellest aru saamata. 

Seega mõtlesin panna kirja ühe lühida ülevaate viiest “segajast”, keda oma koosolekutel võid kohata. Võta seda kui väikest spikrit, et segajaid ja nende motiive paremini mõista ja märgata. Võibolla märkad siin oma kolleege... või tunned ära hoopis iseennast. 

“Segaja” ei sega üldjuhul tahtlikult, ta lihtsalt ei oska muud moodi 

Oluline on mõista, et ühegi “segaja” eesmärk pole pea kunagi pahatahtlik. Enamasti osalevad nad koosolekutel oma täiesti loomulikus elemendis. Nad jagavad innukalt ideid, püüavad arutelu juhtida, esitavad kriitilisi küsimusi või kuhjavad sind info ja andmetega üle. Esmapilgul tundub, et mis selles siis halba on. 

Probleem tekib tavaliselt siis, kui “segaja” tegevus ei ühti grupi hetkevajadusega ning aita teil koos ühise eesmärgini jõuda. Sageli "segaja" ei teadvusta, et tema tegevus grupidünaamikat segab. Ning sageli ei mõista seda ka grupp ise. Segajatega hakkama saamine on tõhusa koosloome jaoks oluline.

Lihtsuse huvides jagasin segajad viieks tüübiks. Muidugi võib neid olla veel, samuti erinevaid variatsioone või kombinatsioone. 

Kontrollifriik ehk “Me teeme nii, nagu mina ütlen” 

Kes ta on?  Kontrollifriik tahab hoida ohjad enda käes. Ta kipub arutelu juhtima, suunab mõttekäiku ja võib tunduda, et otsustab kõigi eest. Isegi kui talle pole seda rolli omistatud. Sageli on selle rolli täitjaks grupi ametlik juht, aga mitte alati. Kui koosolekul juhti määratud pole, võtab keegi paratamatult ohjad enda kätte. Kontrolli soov peegeldab enamasti tema vajadust tunda end vastutavana ja olulise panustajana. 

Kuidas ta segab?  Kontrollifriik domineerib arutelu, võib katkestada teiste mõttekäiku ja ei kuula piisavalt. Selline käitumine võib viia grupi eemale algsest fookusest ning arutelu võib muutuda paratamatult ühepoolseks. Liigne domineerimine piirab teiste osalejate panust, takistab kogu grupitarkuse esilekerkimist ning raskendab soovitud eesmärgini jõudmist. 

Kuidas toime tulla? 

• Leppige kokku selged rollid ja vastutus – otsustage ühiselt, kes juhib koosolekut ja mis on koosolekujuhi selge roll. Kui üks inimene kipub liigselt domineerima, siis juhtige koosolekut rotatsiooni korras ning leppige kokku, et koosolekujuhi roll eeldab ka kõigi kaasamist.  

• Anna talle mõni fookusülesanne – usalda talle konkreetne teema, näiteks aja või fookuse hoidmine olulistel teemadel, et ta tunneks end olulisena, aga ei kaaperdaks samas kogu arutelu.  

• Tunnusta tema panust – kiida teda vastutuse võtmise eest ja tuleta meelde, et parimad lahendused sünnivad siiski koosloomes ja kõigi arvamust kaasates.

Kui tema juhtimissoovi suunata positiivselt, võib kontrollifriik olla väärtuslik liitlane, kes aitab koosolekut efektiivsemalt eesmärgini viia. 

"Kõiketeadja" ehk “Minu andmed näitavad, et...” 

Kes ta on? 

"Kõiketeadja" on ekspert, kes tunneb, et tema roll kindlustada grupp vajalike andmete, faktide või numbritega. Ta sukeldub detailidesse, korrigeerib teisi ja kipub oma teadmisi pidevalt esile tooma. Kuigi tema sisend on tihti väärtuslik, võib ta arutelu liiga spetsiifiliseks viia või käivitada arutelusid teemadel, mis ei ole grupi eesmärgile vajalikud.

Kuidas ta segab?

"Kõiketeadja" kipub takerduma detailidesse, venitades koosoleku aega ja viies tähelepanu eemale suurest pildist. Kui teda ei suunata, võib kogu arutelu takerduda detailidesse, mis ei pruugi olla olemasoleva eesmärgi jaoks kriitilise tähtsusega. 

Kuidas toime tulla? 

• Leppige kokku, millal detailidesse laskutakse – määrake grupiga koos hetked, kus teil oleks kasu lisaandmetest ja tema ekspertiis saaks toetada. 

• Palu tal jagada sisendit varem või hiljem – julgusta teda jagama oma teadmisi ja olulist infot, enne või pärast koosolekut, et oleks aega sellega tutvuda.  

• Tunnusta tema teadmisi – tõsta tema panust esile ja täna teda väärtusliku sisendi eest, rõhutades samas grupi hetkevajadust suunata pilt tagasi suure pildi juurde. 

Kui teadja sisendit suunata, võib ta olla väärtuslik allikas, kes toob otsustamisse vajalikke andmeid ja kindlust, et liigute õiges suunas.  

"Hiline mõtleja" ehk “Mul tuli pärast üks hea mõte...” 

Kes ta on?  "Hiline mõtleja" hoiab end sageli aruteludes tagaplaanile. Ta ei pruugi kohe ideid pakkuda, isegi kui tal on midagi olulist lisada. Tema panus tuleb tavaliselt hiljem, vahel ka siis, kui koosolek on juba lõppenud. Põhjuseid selleks võib olla erinevaid. Kas ta ei tunne end piisavalt turvaliselt, talle ei sobi ideede kogumise metoodika või vajab ta lihtsalt rohkem aega mõtlemiseks. 

Kuidas ta segab?  Tema väärtuslikud ideed ja mõtted jõuavad lauale liiga hilja, et need saaksid grupi arutelus kaasa aidata. See omakorda võib jätta arutelud poolikuks ning olulised võimalused kasutamata. 

Kuidas toime tulla? 

• Kaasa teda varakult – anna talle aega ja võimalus oma mõtteid koondada juba enne koosolekut, informeerides teda ette, mis on eesmärk ja mis sisendit temalt oodatakse.

• Julgusta panustama väiksemates gruppides – vaikne ajurünnak, kus kogute ideid individuaalselt või arutelu väiksemas grupis või paarilis võib olla tõhusam viis tema ideede kaasamiseks. 

• Selgita koosoleku struktuuri – selgita arutelu struktuuri olulisust ning miks hilisem ideede jagamine, kui grupp on juba lahenduse loomise kallal pärsib arutelu eesmärgini jõudmist.

Vaikne vaatleja võib olla hea tasakaalustaja, kelle läbimõeldud ideed toovad arutelusse väärtuslikke lahendusi. 

Kriitiline silm ehk “See ei tööta niikuinii”

Kes ta on? Kriitiline silm leiab ideedes pigem riske kui võimalusi. Ta seab ideed ja otsused kahtluse alla ning võib muuta arutelud pingelisemaks. Ta usub, et skeptiline lähenemine aitab vältida vigu, kuid pidev kriitika võib vähendada grupi energia ning soovitud eesmärgini jõudmist.

Kuidas ta segab? Liigne kriitika võib viia osalejad kaitsepositsioonile, takistada lahenduste leidmist ja pärssida koostööd. Samuti võib see vähendada motivatsiooni jagada uusi ideid.

Kuidas toime tulla?

• Planeeri riskide jaoks eraldi aeg – leppide kokku eraldi aeg koosolekul või töötoas, kus kogu grupp mängib kriitilise silma rolli, et hinnata võimalike ideede või lahenduste riske.

• Rõhuta konstruktiivsuse olulisust – palu igale kriitikanoolele lisada ka võimalikke lahendusi, mitte jääda kinni ainult kitsaskohtades.

• Tunnusta tema rolli riskide maandamisel – näita, et tema tähelepanekud on olulised, kuid tasakaalustage need positiivse diskussiooniga.

Kui kriitilise silma skeptilisus on suunatud õigesse kohta, võib see aidata tuvastada lahenduste nõrkusi ja maandada riske.

Ideekahur ehk “Mul tuli veel üks mõte...”

Kes ta on? "Ideekahur" tulistab ideid, sageli valimata aega ja viisi. Tema energia ja loomingulisus võivad olla inspireerivad, kuid pidev ideetulv võib viia grupi fookusest eemale ja tekitada segadust. Sageli esitab ta uusi ideid hetkel, kui grupp juba töötab eelmise idee lahenduse kallal.

Kuidas ta segab? Uued ideed valel ajal takistavad arutelu jõudmist soovitud tulemuseni. Lõputu ideetulv võib suunata tähelepanu lahenduste leidmiselt ja takistada arutelu sihipärast kulgemist.

Kuidas toime tulla?

• Loo struktuur ideede genereerimiseks – määra kindel aeg oma koosolekul, kus ideid kogute ja piira jätkuvat ideedevoolu pärast seda faasi.

• Anna talle roll ajurünnakus – usalda talle vastutus arutelu osades, kus toimub ideede kogumise faas.

• Aita prioriseerida ideid – mõelge koos, kuidas ideede mõju hindate, et rakendatavad ideed välja selekteerida.

Õigesti suunatud ideekahur võib olla väärtuslik innovatsiooniallikas, tuues aruteludesse värskeid mõtteid ja perspektiive. 

Kas segajad võivad olla edasiviijad? 

Kui koosolekutel või aruteludes kerkivad esilje segajad, on lihtne näha neis ainult takistust. Tegelikult peidab iga segaja endas potentsiaali olla grupile toeks, kui teda kaasata õigel ajal ja õigel moel. Samuti võib segajate esilekerkimine olla vihje, et tuleks heita pilk peale oma koosolekute juhtimisele.

Oluline on luua oma koosolekutes selge struktuur, kus kõik saavad oma tugevusi rakendada. Selleks on vajalik tagada: 

• Selge eesmärk ja fookus – et kõik osalejad mõistav, mis on koosoleku eesmärk ja kuhu aruteluga soovitakse jõuda.  

• Selge struktuur ja ajaraam – hea koosolek võiks olla jagatud selgeteks arutelu faasideks (probleemi sõnastamine, ideede kogumine ja valik, lahenduse loomine ja elluviimise plaan) ning olema selge ajakava ja ülesehitusega. 

• Kindel fasilitaator – keegi, kes juhib protsessi ja loob keskkonna, kus iga osaleja panus on kaasatud. 

• Sobiva metoodika valik – valitud meetodid peavad toetama arutelu eesmärke ja osalejate kaasamist. 
  

Kui need elemendid on paigas, võivad isegi kõige suuremad segajad muutuda edasiviijateks, aidates grupil saavutada parimaid tulemusi.