Strateegiapäevadel kipub olema kehv maine ja neid peetakse ajaraiskamiseks: kõigil on tunne, et samas mahus oleks palju tõhusam ju päriselt tööd teha! Isegi kui vahel suudetakse strateegiapäeval uute plaanide ja mõtetega tiimi entusiasm üles kerida, ilmneb tagasi igapäevarutiini naastes tõsiasi, et tegelikult ju midagi ei muutunud.
Sellistel “strateegiapäevadel” ei olegi kahjuks strateegiaga väga palju pistmist. Sisukas strateegiaplaneerimine on raske ja ajamahukas protsess, mille käigus tehakse aktiivset koostööd ja raskeid otsuseid.
Kuidas siis korraldada tõhus strateegiapäev, mis asja ette läheks ja kogu tiimi aktiivselt ettevõtte strateegia planeerimisse kaasaks?
Sea mõistlikud raamid ja ajakava
Strateegia ei sünni poole päevaga. Strateegia polegi asi, mis saaks sellisel viisil sündida. See on mõtteviis ja tegutsemise stiil, mida ettevõte endaga kannab ja pidevalt arendab.
Aga päeva jooksul on võimalik teha väga sisukaid tegevusi, mis muudavad ettevõtte strateegiat paremaks. Ja hästi oluline on, et kõik asjaosalised saavad aru, millised tegevused on praegu päevakavas, millised mitte.
Ära unusta, et korraldad tööalast koosolekut
Strateegiapäev on väga eriline tiimihõlmav üritus, ent erilisusest hoolimata on tegu sisulise tööalase koosolekuga. Ära proovi sellest teha meeskonnatöö koolitust, meelelahutust või tiimipidu.
Lähtu sarnastest reeglitest nagu mistahes muu suurema koosoleku ettevalmistusel. Sea strateegiapäevale konkreetne eesmärk, koosta päevakava, ning kutsu kohale ainult asjassepuutuvad isikud.
Loo inspireeriv keskkond
Produktiivse mõttetöö jaoks on vaja luua kaks eeldust - rahu ja vaikus. Mõlemad tekivad lihtsamini, kui lahkute igapäevastest kontoriruumidest. Vali keskkond, mis aitaks osalejatel unustada igapäevased tööülesanded ja keskenduda uutele mõtetele.
Aju töötab hästi avarates ja hästi õhutatud ruumides. Võimaluse korral tuleks välja lülitada telefonid ja ära panna sülearvutid. Ideaaljuhul võiks vältida ka pauside ajal meilide lugemist ja muid inspiratsiooni katkestavaid igapäevategevusi. Ära luba tiimiliikmetel jooksvalt tulla ja minna - see muudab nad pistelisteks vabakuulajateks ning takistab neil sisukalt panustamast.
Tee vahet strateegilistel ja taktikalistel probleemidel
Strateegiapäev ei ole koht, kus lahendada ettevõtte igapäevaseid muresid. Selle jaoks on teised koosolekud. Keskendu suure pildi küsimustele: kuidas ettevõttel läheb, kuidas võiks minna paari aasta pärast? Kes on meie klient ja millised on sihtturud?
Kui hakata lahendama näiteks ühe kliendiga seotud praktilisi probleeme, lülitub osalejate aju taktikalisele tulekahjude kustutamise režiimile. Nii võib suu kohe headest ideedest puhtaks pühkida.
Veendu et strateegiapäev poleks niisama jutupuhumine
Et jutt ei jääks koosolekuruumi pidama, tuleks varakult mõelda, kuidas strateegiapäeva sisu talletatud saab. Kas mõni tiimiliige määratakse sekretäriks, või tehakse märkmeid vaheldumisi. Näiteks strateegiasprindi formaadis töötades sünnib dokumentatsioon iseenesest.
Kindlasti on oluline iga teema lõpetada praktilise tegevusplaaniga. See ei tähenda, et strateegilised otsused tuleks sealsamas vastu võtta. Ent kasulik on kokku leppida, millised on teemaga seotud järgmised sammud, ja kes nende elluviimise eest vastutab.
Palka moderaator
Kogemusega moderaator oskab ette näha ja vältida ajakulukaid pisiprobleeme. Mida rohkem tiimiliikmeid on kaasatud, seda olulisem on vältida ootamatuid olukordi või lünki planeerimises.
Välise moderaatori kaasamisel saavad kõik tiimiliikmed sisulistele asjadele keskenduda, ning ei pea muretsema ajakavas püsimise või kohvipauside korraldamise pärast.
Futuristi meeskond pakub strateegiapäevaks strateegiasprindi ettevalmistusega moderaatoreid. Strateegiasprint on juhendatud töötuba, mille käigus disainitakse tulemusele orienteeritud tegutsemisstrateegia. Selle töötoa-formaadi eesmärk on ühtlustada juhtide arusaamad ettevõtte ärieesmärkidest, teel asuvatest takistustest, ning luua nende ületamiseks konkreetne tegevusplaan.
Strateegiapäevale sobib sprinditehnika suurepäraselt. Seda formaati saab kohandada erineva pikkusega strateegilisteks analüüsideks: tiim suunatakse lühikese aja jooksul koostama praktilist kohe rakendatavat tegevuskava. Eriti hästi sobib sprint konkreetsete küsimuste lahendamiseks, näiteks kui ettevõttel on vaja muuta oma väärtuspakkumist või tööprotsesse.