Kuidas luua koosolekukultuur, mis toetab koostööd ja viib tulemusteni?

Koosolek algab viis minutit hiljem ja läheb kümme minutit üle. Sa ei tea täpselt, miks sind kutsuti, aga lähed ikkagi, sest äkki jääd muidu millestki olulisest ilma. Oled harjunud, et koosolekul jääb peale see, kes kõvema häälega. Või siis toimub koosolek, kus kõik saabuvad õigeaegselt ja on ettevalmistunud, kõik saavad sõna ning lahkuvad teadmisega, mis sai otsustatud ja mis edasi toimub. 

Mõlemad kirjeldavad koosolekukultuuri, mis eksisteerib olenemata sellest, kas organisatsioonis keegi seda teadvustab ja sellega tegeleb või mitte. 

Mis on koosolekukultuur? 

Koosolekukultuur on osa sinu organisatsiooni juhtimis- ja töökultuurist. See avaldub nii kalendrikutsetes, ajakasutuses, arutelude eesmärgistamises kui ka selles, kuidas koosolekuid juhitakse. See näitab, kui hästi me oskame koos arutada, otsustada, kuulata, kaasata ja austada üksteise aega. 

Koosolekukultuuri kujundavad meie igapäevased harjumused, hoiakud, vaikimisi ootused ja ka kirjutamata reeglid. Kui seda kultuuri teadlikult ei kujunda, siis kujuneb see iseenesest, sageli harjumustest ja inertsist. 

Miks koosolekukultuur loeb? 

Meeskonnad veedavad keskmiselt 25–50% oma tööajast erinevatel koosolekutel. Kui need ei toimi, toob see kaasa ebaselged otsused, tegemata jäänud tegevused ja koostöö võib takerduda. 

Korduvad, vahel mõttetud või kehvasti juhitud koosolekud on üheks sagedasemaks rahulolematuse allikaks ka töötajate tagasisides ning mõjutab otseselt tööga rahulolu. 

Märgid mittetoimivast koosolekukultuurist: 

• Koosolekuid on liiga palju ja nende eesmärk on ebaselge 

• Aruteludes domineerivad häälekad osalejad, teised vaikivad 

• Osalejad ei ole "päriselt kohal" ja tegelevad samal ajal muude asjadega 

• Koosolekud toimuvad vaikimisi, kuigi teema saaks lahendada ka e-kirjaga  

• Koosolekud lõppevad sageli ilma otsuste ja selgete jätkusammudeta 

Märgid tervislikust koosolekukultuurist: 

• Koosolekud toetavad juhtimisrutiine ja neid peetakse siis, kui selleks tõesti vajadus 

• On olemas kokkulepped, kuidas koosolekuid kavandatakse ja juhitakse 

• Olulisemad rollid koosolekul on kokku lepitud ja omavahel jagatud 

• Kaasatus on teadlikult juhitud ja kõigil on võimalus panustada 

• Koosolekud lõppevad selgete otsuste ja tegevustega 

Kuidas oma koosolekukultuuri arendada? 

Koosolekukultuuri ei saa muuta ühe kokkuleppe või juhendiga. See vajab järjepidevat tähelepanu ja tööd. Toon välja neli olulist sammu, mida tiimid, kellega koostööd olen teinud on esile tõstnud.   

1. Kaardista esmalt, mis toimib ja mis mitte  
   

Enne kui hakkad midagi muutma, siis proovi esmalt märgata ja mõista oma tänast olukorda, nii häid kui parandamist vajavad teemasid.  

• Tehke koos tiimiga lihtne koosolekute audit ja kaardistage, mis täna töötab, mis segab ja mis võiks parem olla? 

• Ole ise aktiivne vaatleja ja kuula huviga, kuidas tiimiliikmed koosolekutest räägivad, mis neid häirib või mis ei toimi. 

• Lisa võimalusel mõni koosolekute toimimist käsitlev küsimus oma töötajate rahuloluküsitlusse. 

• Küsi oma koosolekute lõpus regulaarselt, kuidas meil täna läks? Mis toimis, mis mitte? Regulaarselt küsides, kerkivad korduvad mustrid esile.   

2. Looge koos selgemad kokkulepped

Kui kitsaskohad ja võimalused parenduseks on selgemalt nähtaval, on võimalik teha ka toimivaid kokkuleppeid.  

• Alusta pigem paarist olulisemast kokkuleppest ja ära püüa kõike korraga muuta.  

• Näiteks: "Igal kutsel, mis välja läheb on selge eesmärk", "Kutsu, vaid need, kelle kohaolu on kriitiline", "Igal koosolekul on kindel juht" 

• Muuda need kokkulepped nähtavaks, luues näiteks ühise koosolekukutse malli, mida on lihtne kasutada.     

• Kokkulepped võivad olenevat tiimide eripärast olla erinevad, aga olulisemad põhimõtted võiks olla ideaalis üleorganisatsioonilised.   

3. Arenda oma meeskonna oskusi

Kokkulepped ei tööta, kui inimestel puudub oskus neid ellu viia. Koosolekute tõhus juhtimine eeldab palju väiksemaid oskusi, mida me tihti eraldiseisvalt ei teadvusta.   

• Oskus eesmärgistada ja struktureerida oma koosolekuid ja arutelusid.  

• Oskus juhtida fookust ja aega ning saada hakkama segavate faktoritega.  

• Oskus kasutada erinevaid metoodikaid, et kõik osalejad saaksid panustada oma ideedega.  

Kõik need on baastasemel fasiliteerimisoskused, mida saab edukalt arendada. Kui sul on tiimis inimesi, kes neid oskusi hästi valdavad, siis kasutage ja jagage nende kogemust.   

Mida rohkem on su tiimis inimesi, kel need oskused olemas, seda tugevamaks saab muuta ka koosolekukultuuri.  Kui soovid oma tiimi fasiliteerimisoskusi arendada, siis vaata ka meie fasiliteerimise koolitust tiimidele, kus pakume erinevas formaadis koolitusi, mis ühendavad teooria vajaliku praktikaga.

4. Toeta eeskuju ja järjepideva tagasisidega  
   

Koosolekukultuuri kujundamine ei ole ühekordne projekt ja see võtab aega. Oluline on katsetada, koguda tagasisidet ja selle najal edasi arendada.  

• Tee oma koosolekutele regulaarselt väiksemaid auditeid, et kraadida hetkeolukorda. 

• Käige koos oma sõlmitud kokkulepped samuti regulaarselt üle. Kuidas nendest kinnipidamine läheb? Mis vajaks rohkem tähelepanu?  

• Lõpetage koosolekud lühikese refleksiooniga, mis täna hästi toimis?  

• Juhtide eeskuju ja järjepidevus on võtmetähtsusega. Kui juht hoiab kokkuleppeid ja küsib ise tagasisidet, teeb seda julgemalt ka tiim. 
  

Kuidas juhid ja personalitiim saavad koosolekukultuuri kujundamist toetada? 

Juhtide ja personalivaldkonna roll on koosolekukultuuri kujundamisel võtmetähtsusega. Mõlemad saavad toetada tiime teadlikuma praktika kujundamisel nii eeskuju, oskuste arendamise kui ka struktuuri kaudu:

Juht saab:

• Hoida ise kokkulepetest kinni ja luua ruumi koosloomeks.

• Anda koosolekute lõpus ruumi tagasisideks ja refleksiooniks.

• Jagada vastutust rollide osas, et arendada tiimi võimekust.

• Märgata korduvaid mustreid ja algatada arutelusid koosolekute toimimise teemal.

Personalitiim: 

• Alustage endast, hinda oma meeskonna või juhtkonna koosolekute toimivust ja kujundage need teadlikult eeskujuks. 

• Koguge infot koosolekukultuuri kohta, näiteks rahuloluküsitlustes või juhtidelt tiimide lõikes. 

• Toetage oskuste arengut, pakkudes koolitusi, materjale, tööriistu ja võimalusi parimate praktikate jagamiseks organisatsiooni sees. 

• Siduge ja integreerige olulisemad põhimõtted nii sisseelamisprogrammidesse kui ka erinevatesse töötajate ja juhtide arenguprogrammidesse. 

• Aidake kujundada süsteemseid kokkuleppeid, näiteks koosolekuteta ajad, kalendrikutsete mallid või ühised juhised koosolekute ülesehituseks. 

Koosolekukultuuri saab arendada ka tiimide tasandil ja iga väike samm loeb. Kui aga soov on kujundada laiem, üleorganisatsiooniline muutus, on personalivaldkonna toetav ja suunav roll eriti oluline. Koosolekukultuuri arendamine võtab aega, aga on võimalus teadlikult kujundada koostööd ja tööviise moel, mis lõpuks peegeldub ka suuremas tööga rahulolus.  Kui soovid arutada, kuidas oma tiimi koosolekuid ja ühist koosolekukultuuri teadlikumalt paremaks muuta, siis võta julgelt ühendust ja arutan heameelega 📩 tiina@futurist.ee.