Kuidas saada hakkama keeruliste olukordadega koosolekutel?

Oled kindlasti olnud koosolekul, kus keegi peab pika monoloogi, teised pööritavad silmi või kaotavad järje. Või siis valitseb piinlik vaikus ja ideid tuleb tikutulega otsida. Või kisub arutelu nii tuliseks, et unustame, mis teema üldse oli. Need olukorrad ei teki pahatahtlikkusest, vaid inimlikust grupidünaamikast.  Hea uudis on see, et enamiku neist saab teadliku arutelude juhtimise ehk fasiliteerimisega ennetada ja lahendada.  Palju sellest, kuidas koosolekul läheb, sõltub ettevalmistusest. Kui raamid on paigast, on ka arutelu keeruline. Siin on neli levinumat põhjust ja mida saad teha, et neid ennetada.

1. Eesmärk on hägune või ebaselge 

Kui pole selge, mida koosolekul tahetakse saavutada, täidavad inimesed selle tühjuse igaüks omal moel. Mõni haarab initsiatiivi ja hakkab domineerima, teine tõmbub tagasi või toob sisse kõrvalteemasid. Inimesed ei tee seda pahatahtlikult – nad lihtsalt püüavad segaduses orienteeruda. 

Mida teha: 

• Sõnasta eesmärk konkreetselt: „Meie eesmärk täna on valida üks prioriteet / jõuda selge kokkuleppeni / kaardistada võimalikud lahendused.“ 

• Küsi: „Mis peab selle kohtumise lõpuks olemas olema?“ ja „Kuhu me tahame selle pooletunni või tunniga jõuda?“ 

• Muuda eesmärk ka nähtavaks, see aitab kõigil fookust hoida. 

2. Valed osalejad või ebaselged rollid 

Kui arutelus osalevad inimesed, kellel pole selget rolli või kes ei tunne, et neil on millega päriselt panustada, tekib frustratsioon. Mõni ütleb otse: „Ma ei saa aru, miks ma siin olen.“ Teine jääb lihtsalt vait. Samuti, kui pole kokkulepitud, kes arutelu juhib, võtab keegi selle iseenesest üle. 

Mida teha: 

• Küsi: „Kelle panust on meil päriselt vaja, et selle teemaga edasi liikuda?“ 

• Mõtle: „Keda saab ka lihtsalt infoga kursis hoida, ilma et nad peaksid arutelus osalema?“ 

• Määra rollid: kes juhib arutelu, kes visualiseerib või teeb märkmeid, kes aitab hoiada aega ja fookust, kes toetab virtuaalarutelus tehnikaga?  

3. Ruum ei ole jagamiseks piisavalt turvaline  

Kui inimesed tunnevad, et nende mõtted võidakse naeruvääristada või eirata, ei jaga nad oma ideid. Räägivad need, kes on harjunud või julgevad. Ülejäänud võivad jääda kõrvale. Sageli pole see tahtlik võimuvõitlus, lihtsalt mõned hääled kõlavad valjemalt. 

Mida teha:

• Sõnastage arutelu alguses koos mõni kokkulepe. Näiteks: “Ei ole tobedaid ideid, kõik ideed on olulised,” “Kuulame kõik ideed lõpuni,” “Praegu me kogume ideid, mitte ei hinda neid.” 

• Jaga ise mõnda teistsugust või ebatäiuslikku ideed, see julgustab ka teisi jagama. 

• Mängusta ja anna luba totrateks ideedeks, näiteks “Igaüks mõtleb ja paneb kirja ühe täiesti hullumeelse või totra idee sel teemal?” 

• Kui keegi riskib ja jagab teistsugust mõtet, tunnusta seda selgelt (“Aitäh, et sa selle välja tõid”) 

4. Aeg, keskkond või meetod ei toeta arutelu  

Aruteluks võib olla vale hetk. Näiteks surutakse oluline probleemiarutelu lõunapausile või pika tööpäeva lõppu. Keeruline teema, milleks on selgelt liiga vähe aega planeeritud. Või hübriidkoosolek. kus virtuaalosalejad jäävad tahaplaanile. Need näivad pisiasjadena, kuid mõju on suur.

Mida teha:

• Küsi endalt: “Kas see on praegu parim hetk selle konkreetse teema jaoks?” 

• Kui sul on mitmeid teemasid arutada, siis tõsta kõige olulisemad teemad ettepoole.  

• Hübriidis, looge võrdsed tingimused kõigile, ehk las kõik osaleavad oma arvuti ja kaameraga, et tekiks ühtse virtuaalse grupi tunnetus.  

• Kui aega on vähe, tee piirang nähtavaks ja sea selge fookus: “Meil on 30 minutit, et kaardistada kõige olulisem. Ülejäänu jätame järgmisele korrale.” 

Vaidlus pole halb. Vaikus on hullem. 

Ka siis, kui kõik eelnimetatu on paigas, võivad arutelud sattuda olukorda, kus tempo läheb kiireks, emotsioonid kerkivad või mõni hääl muutub liiga domineerivaks.

Elav arutelu ja ka erimeelsused võivad olla väga väärtuslikud. Need näitavad, et teema on inimestele oluline. Hästi juhitud vaidlus aitab erinevatest vaadetest leida parima tee. Probleem tekib siis, kui inimesed ei julge enam midagi öelda. Vaikus võib olla märk sellest, et ollakse segaduses, ei olda kuuldud või ei usuta, et arvamus loeb.

Siin tuleb mängu arutelujuhi ehk fasilitaatori roll hoida ruum turvaline ja arutelu fookuses.

Kuidas keerulistes olukordades sekkuda ja miks see on okei? 

Ma kuulen päris sageli tiimidelt: „Ma nägin, et asi läheb käest ära, aga ei julgenud vahele öelda.“ 

Sekkumine võib tunduda ebamugav, äkki ma katkestan midagi olulist? Äkki inimesed solvuvad? 

Aga just seetõttu tasub arutelu alguses oma roll selgelt sõnastada. Näiteks:  „Minu roll täna on hoida aega ja fookust ning veenduda, et kõik hääled saavad kuuldavaks. Kui ma näen, et arutelu läheb laiali või mõni hääl jääb tahaplaanile, aitan tagasi rajale.“ 

See annab sulle õiguse ja teistele ootuse, et sekkumine pole isiklik, vaid vajalik, et jõuaksite koos selle piiratud ajaga oma soovitud tulemuseni. koosolek. Allpool mõned tüüpolukorrad ja viisid, kuidas sekkuda viisakalt ja tõhusalt. 

Pikad monoloogid või teemade kaaperdamine  

• Suunav vahelekanne: "Aitäh, paneme selle mõtte kirja. Kuulame nüüd teistelt ka, mis mõtteid neil on." Nii tunnustad rääkijat, aga annad kõigile sõna. 

• Ajaraamimine: "Aitäh jagamast! Püüa palun mõte ühe minutiga kokku võtta, et ka teised saaksid sõna sekka öelda." See annab märku, et aeg on piiratud, kuid väärtustad ka tema panust. 

• Kokkuvõte ja edasi liikumine: "Kui ma õigesti aru sain, siis sinu ettepanek on X. Võtame selle mõtte kaasa ja liigume aruteluga edasi." Tõmbad tema jutu kenasti kokku ja suunad vestlust edasi. 

• Fookuse meeldetuletus: "See on huvitav idee. Mõelgem, kas see aitab meid täna eesmärgile lähemale? Kui ei, pargime selle mõtte praegu kõrvale ja saame hiljem tagasi tulla." Eesmärgile viitamine aitab kõrvale kalduvaid teemasid ohjeldada. 

Kui fookus kaob ja jutt läheb rändama 

• Tee struktuur nähtavaks ja tuleta meelde, mis etapis te olete. "Praegu oleme ideede kogumise faasis ning detailide arutellu jõuame hiljem." See aitab kõigil uuesti samme näha. 

• Küsi seose kohta: "Kuidas see mõte meie tänase teemaga seostub?" Sõbralik küsimus, mis paneb rääkija ise fookust hindama. 

• Kasuta "parkimisplatsi": kui tekib põnev kõrvalteema, mis pole praegu oluline, kirjuta see eraldi üles (tahvlile või virtuaalsele märkmetahvlile). Nii näevad kõik, et mõte ei lähe kaotsi, aga põhidiskussioon saab jätkuda. 

• Vahekokkuvõtted: võta iga 10-15 minuti tagant lühidalt kokku, kuhu olete jõudnud. "Võtame korra kokku: seni on kõlanud kolm ideed..." See toob uitama läinud tähelepanu tagasi. 
  

Kui emotsioonid keevad üle ja arutelu muutub liiga teravaks 

• Peegelda emotsiooni: "Ma kuulen, et sind teeb murelikuks X..." või "Saan aru, et see teema tekitab emotsioone." Nii näitad, et kuuled ja mõistad muret, ilma pooli võtmata. 

• Kaasa teisi: "Kuidas teised seda näevad? Kas keegi tunneb samamoodi või teisiti?" See toob uusi vaatenurki ja võib pingeid maandada, kui selgub, et arvamused erinevad. 

• Aeg maha: kui emotsioonid lähevad liiga kuumaks, tee lühike paus. "Võtame minuti ja igaüks võib paneb oma mõtte näiteks kirja, enne kui edasi läheme." Kirjutamine või kasvõi lihtsalt hingetõmbepaus aitab emotsioone jahutada. 

• Tuleta meelde kokkulepet: kui asi kisub isiklikuks, meenuta tiimile kokkulepet: "Vaidleme ideede, mitte inimeste üle." See aitab hoida fookuse sisul, mitte isiksustel. 

• Suund ühisele lahendusele: "Meil kõigil on täna sama eesmärk, leida toimiv lahendus. Mis aitaks meil täna kokkuleppele jõuda?" Suuna vaidlus tagasi koostööle ja ühisele sihile. 

Kui osa inimesi ei ütle midagi  

• Turvaline kutse: loo võimalus sõna võtta ilma surveta. "Ma väga tahaks kuulda ka neid, kes veel sõna saanud pole, näiteks Mari, mis sina arvad?"

• Muuda formaati: kõik ei armasta suures ringis sõna võtta. Proovi näiteks kirjutamist või paarisarutelu enne. Palu osalejatel kõigepealt oma ideed paberile panna või arutada neid 2–3 kaupa väiksemates gruppides, seejärel jagada suures grupis. Nii saad kõik kaasa mõtlema ja ideid jagama. 

• Suunatud küsimus: esita konkreetsele vaiksemale osalejale küsimus tema vaatest. "Milline osa sellest ideest kõnetab sind kõige rohkem?" või "Kuidas paistab see mõte Mart sulle turunduse vaatenurgast?" 

• Julgusta ja väärtusta iga panust: "Iga vaade ja mõte on siin etapis oluline." See kinnitab, et kõik mõtted on päriselt teretulnud, isegi kui need on poolikud või esialgsed.  

Hästi juhitud arutelu on õpitav

Täiuslikke koosolekuid ja arutelusid ei ole. Aga väikeste sammudega saab palju paremaks muuta. Tõhus arutelude juhtimine on teadlik praktika ja seda saab arendada.

Kui soovid oma tiimiga neid oskusi harjutada, siis uuri meie sisekoolituste võimalusi. Teeme nii lühiformaadis inspiratsioonikoolitusi kui pikemaid arutelude ja töötubade juhtimise programme. Võta julgelt ühendust ja räägime lähemalt!