Kuidas suurendada oma strateegiapäeva mõju?

Strateegiapäev on paljude tiimide ja juhtide jaoks väärtuslik juhtimistööriist. See on hetk, mil saab astuda kõrvale igapäevasest operatiivtööst, vaadata suurt pilti, seada fookust või mõtestada, kuidas tiimil tegelikult läheb. 

Kuigi strateegiapäev võib olla inspireeriv, ideederohke ja anda tunde, et "tegime midagi ära", siis sageli tekib mõne aja pärast küsimus, kas sellel oli ka reaalne mõju? 

Töötades tiimide ja juhtidega ning aidates planeerida ja läbi viia erinevaid strateegia töötubasid, olen näinud üht olulist mustrit. Probleem ei ole sageli strateegiapäevas endas. Probleem on selles, kuidas sellele lähenetakse. 

Strateegiapäev ei ole ühekordne sündmus, vaid osa protsessist. Ja selle mõju sõltub sama palju või isegi rohkem sellest, mis toimub enne ja pärast. 

Mis on strateegiapäev? 

Strateegiapäev on koosloome vormis töötuba, kus tiim või juhtkond tuleb kokku, et teha teadlikke valikuid, seada suunda, mõtestada lahti oma tegevusi või lahendada strateegilisi väljakutseid. Erinevalt infopäevadest või tavakoosolekutest on strateegiapäeva eesmärk, jõuda koosloomes selgete tulemuste ja kokkulepeteni, mis aitavad organisatsioonil või tiimil liikuda edasi selgema fookusega. 

📌 Kui soovid täpsemalt lugeda, milleks tiimid strateegiapäevi kasutavad ja kuidas leida oma tiimile sobiv fookus, siis loe ka Kuidas korraldada edukas strateegiapäev?

Strateegiapäeva planeerimine ja kolm kriitilist faasi 

Tõeliselt mõjus strateegiapäev on teadlikult üles ehitatud protsess, mis koosneb kolmest võrdselt olulisest faasist: 

1. Eeltöö ehk strateegiapäeva vundament 

2. Strateegiapäeva elluviimine ja koosloome tulemuseni juhtimine 

3. Järeltegevused, mis aitavad tulemused ellu viia 

1. Strateegiapäeva eeltöö ja ettevalmistav faas 

Määratle selge eesmärk ja soovitud tulemus 

Strateegiapäevi on väga erineva fookusega, visiooni loomine, väljakutsete lahendamine, tegevusplaanide koostamine, koostöö ja kultuuri tugevdamine ja veel palju muud. 

Eesmärk peaks olema konkreetne ja selgelt sõnastatud. See aitab suunata kogu järgnevat protsessi, keda kaasata, mille kallal täpsemalt töötada ja millist formaati kasutada. 

Lisaks eesmärgile soovitan sõnastada ka tulemi, ehk kuhu strateegiapäeva lõpuks peaks tiimiga jõudma.  

Näide ühest strateegiapäeva eesmärgist ja tulemist.  

Eesmärk: Sõnastada juhttiimiiga ühiselt pikaajaline eesmärk järgnevaks kaheks aastaks ning määratleda olulisemad fookusvaldkonnad, millele järgmise tööperioodi jooksul keskenduda ja kuidas seda tiimideni edasi viia.  

Tulemus: Ühiselt sõnastatud visioon, kokkulepitud fookusvaldkonnad ning esmane plaan, kuidas nendega tiimides edasi töötada ja tiimi tegevusteks tõlkida. 

Vali osalejad vastavalt eesmärgile 

Keda osalejatena kutsuda, sõltub eesmärgist. Kui soovid strateegilist suunavalikut, siis on vaja juhtkonda. Kui eesmärk on mõtteviisi muutus või tegevuste kaardistamine, siis võib olla oluline laiem tiim. 

Mõtle, kas kõik, kelle kaasamist kaalud, aitavad sul jõuda eesmärgini?  Kui plaanid koosloomet (nt grupitööd, laudkondi), siis peab iga osaleja teadma, miks ta seal on ja mille nimel panustab. 

Strateegiapäev kogu tiimile on suur investeering ajas ja energias – see peab olema läbimõeldud ja tähenduslik. Ettekannete kuulamiseks pole mõtet kõiki päevaks kokku kutsuda. 

Vahel on mõistlik strateegiapäev jagada osadeks. Osa tööst võiks toimuda väiksemas ringis enne või pärast suuremat strateegiapäeva? 

Kes viib strateegiapäeva läbi? 

Otsus, kes strateegiapäeva juhib, sõltub: 

• sinu eesmärgist, 

• grupi suurusest, 

• teemade tundlikkusest või keerukusest. 

Väiksemates gruppides võib päeva juhtida ka juht ise või keegi tiimist. Suuremas grupis või mitmete tiimide vahel võib olla abi välisest fasilitaatorist, kes: 

• aitab hoiada neutraalsust, 

• aitab eesmärgist lähtuvalt valida sobiva metoodika ja päeva ülesehituse, 

• juhib koosloomet, hoides fookust, aega ja grupi energiat, 

• suunab grupi läbi selge protsessi soovitud tulemuseni. 

Kujunda strateegiapäeva struktuur ja tegevused 

Strateegiapäev peaks kulgema arusaadavas protsessis ning vältima peaks liiga paljude teemade koondamist ühte päeva. 

Päeva ülesehitus ei ole lihtsalt kellaaegade ja teemade kokkuladumine. Fasilitaatorina on see teadliku teekonna loomine, kus tiim liigub suure pildi loomisest  otsuste ja kokkulepeteni. 

Fasilitaatori ehk päevajuhi roll on aidata paika panna: 

• millise loogika ja sammude kaudu liigume soovitud tulemuseni, 

• milliseid töövõtteid ja aruteluvorme kasutada (nt individuaalne töö, grupiarutelud, valikud, visuaalne töö, refleksioonid jt), 

• milline on rütm ja tempo, et inimesed jaksaks ja suudaks kaasa töötada, 

• millal on vaja ruumi ja millal fookust, millal individuaalset mõtlemist ja millal arutelu. 

Vahel üritatakse panna ühte päeva kõik. Visioon, fookused, tegevusplaan, väärtused, tiimitunne. Tulemuseks on väsimus ja pinnapealsus. Parem vähem teemasid ja rohkem sügavust. Lisa ajapuhver ootamatusteks ja sisukateks aruteludeks. 

Kaasa osalejad juba enne strateegiapäeva 

Osalejate kaasamine enne strateegiapäeva aitab gruppi eelhäälestada ja samuti luua vajalikku sisendit. Sõltuvalt grupi suurusest ja eesmärgist võib see toimuda väga erinevalt: 

• Lühike küsimustik, mille abil kaardistada ootused ja teemad. 

• Eelkõned või grupivestlused väiksemates kooslustes. 

• Fookuste valideerimine või teemade tutvustus enne päeva. 

Eesmärk ei ole ainult info kogumine, vaid osalejate teadlik häälestus, et strateegiapäeval inimesed ei alustaks tööd päris nullist ja arutelud jõuaks kiiremini sügavamale tasandile. 

Näide, kuidas mina fasilitaatorina strateegiapäeva ette valmistan 

Kui alustan koostööd strateegiatöötoa ettevalmistusega, planeerin eeltööks vähemalt 1 kuni 1,5 kuud. See hõlmab tavaliselt: 

• kohtumisi kliendiga, et sõnastada päeva eesmärk ja oodatav tulemus, 

• vajadusel 1,5-2 tunnine töötuba juhtgrupiga fookuse täpsustamiseks, 

• otsus, kuidas osalejaid, eelnevalt kaasata (küsitlused, eelkõned vms), 

• eelkõned ja vestlused osalejatega, tutvustada päeva eesmärki ja kaardistada osalejate ootusi,

• juhtrühmaga vahekohtumist eeltöö tulemuste ülevaatamiseks ja lõpliku päevaplaani kinnitamiseks. 

Selle kõige kõrval on oluline ka osalejatele selge kommunikatsioon. Miks strateegiapäev toimub, mida neilt oodatakse ja kuidas nad saavad panustada?

2. Strateegiapäeva läbiviimine ja koosloome juhtimine 

Kui eeltöö on hästi tehtud, siis kulgeb strateegiapäev loomulikult. Arutelud on sihitud, energia püsib ja päev liigub kindlate sammude järgi tulemusteni.  Selle eelduseks on hästi üles ehitatud päevakava, läbimõeldud metoodika ja teadlik juhtimine.

Just siin tuleb esile fasilitaatori roll, kes hoiab protsessi liikumises, loob mõtestatud struktuuri ja aitab tiimil oma ühist tarkust ära kasutada ise tulemuseni jõuda. 

Fasilitaatori roll strateegiapäeva õnnestumisel: 

• Järgida päevakava ja hoida fookust 

• Juhtida aega ja grupi energiat  

• Kasutada mitmekesist metoodikat (individuaalne töö, grupid, visuaalid) 

• Suunata arutelud loogilises voos (visioon → valikud → kokkulepped) 

• Sõlmida päev selge kokkuvõtte ja järgnevate sammudega 

Isegi kui ettevalmistus on tugev, vajab strateegiapäev kohapeal teadlikku juhtimist. Siin on viis levinumat komistuskivi, millega ma olen kokku puutunud.

Suurimad vead strateegiapäeva juhtimisel: 

• Liiga palju teemasid ühes päevas ja liiga vähe ajapuhvrit 

• Energia eiramine, vähe pause või liiga kiire tempo 

• Üksluine metoodika ja vähene varieeritus tööviisides 

• Ebamäärane päeva lõpp, kus ei lepita kokku järgmisi samme 

Strateegiapäeva struktuur peaks olema üles ehitatud paindlikult, võimaldades vajadusel kiiret kohandamist vastavalt grupi vajadustele. 

🎧 Kuula ka Kasvuminutite podcasti, kus rääkisime Futuristi partneri ja töötubade fasilitaatori Andres Kostiviga strateegiapäevade läbiviimisest ning oma komistuskividest ja õppetundidest fasilitaatoritena.  

3. Strateegiapäeva järeltegevused ja kuidas tulemused ellu viia 

Strateegiapäeva tegelik mõju selgub alles hiljem. Kas kokkulepped liiguvad edasi, saavad elu sisse ja jõuavad igapäevatöösse. Või jäävad nad tahvlile või sahtlisse? 

Mõjus strateegiapäev ei lõpe sellega, kui osalejad toast lahkuvad. Selle jätkamiseks on vaja selgeid ja teadlikke samme: 

1. Tee esimene kokkuvõte juba strateegiapäeva lõpus 

• Arvesta päevakavas alati eraldi aega selgeks kokkuvõtteks ja kuhu jõuti. 

• Leppige kokku, mis on järgmine samm, peale strateegiapäeva. 

• Kui tegevusplaani veel pole, siis vähemalt selge lubadus, millal see valmib.  Kaasates osalejad ise kokkulepete loomisesse, loob see ka suurema omanikutunde. 
  

2. Koosta ja jaga selge kokkuvõte 

• Tee kokkuvõte eesmärgist ja tulemist, olulisemad järeldused, järgmised sammud.

• Kui olen strateegiapäeva vedanud välise partnerina, siis koostan kokkuvõtte tavaliselt mina, lisades alati ka soovitused, kuidas tulemustega edasi töötada. 
  

3. Liikuge edasi väikeste ja realistlike sammudega 

• Alguses töötab tulemustega sageli edasi juhtgrupp või väiksem tuumik. 

• Vajadusel jätka aruteludega väikestemates fookusgruppides, et täpsustada vastutajaid ja tegevusi. 
  

4. Seo tulemused igapäevatöö ja juhtimisrutiinidega 

• Tooge kokkulepped tagasi tiimikoosolekutele, juhtimisaruteludesse ja eesmärkidesse. 

• Aita tiimil mõtestada, kuidas see kõik seondub nende igapäevatöö ja rollidega.   Mida loomulikumalt tulemused igapäevaellu põimuvad, seda suurem on nende elluviimise tõenäosus. 
  

5. Kommunikeeri järjepidevalt, isegi kui kohe suuri edusamme pole 

• Anna regulaarselt märku, kuidas asjad liiguvad või mida plaanitakse edasi. 

• Näita, et ka väikesed sammud on seotud strateegiapäeval tehtuga. See aitab inimestel tunda, et nende panus loeb ja protsess jätkub. See loob usaldust ja aitab hoida kaasamist ka tulevikus. 

Strateegiapäeva kontrollnimekiri 

Siin kokkuvõte olulisematest küsimustest, millele enne oma strateegiapäeva mõelda, kui soovid oma strateegia töötoa mõju suurendada.  

Eeltöö 

• Kas päeva eesmärk ja tulem on selgelt sõnastatud? 

• Kes osalevad ja kelle panus on hetkel kõige olulisem? 

• Mis formaat ja metoodika toetab tulemuseni jõudmist? 

• Kas juhime päeva ise või vajame välist abi? 

• Kuidas saan osalejaid eelnevalt kaasata ja häälestada?   

Strateegiapäeva kulg 

• Kas päevakava kulgeb loogilises protsessis? 

• Kas kasutatame mitmekesiseid metoodikaid? 

• Kas energiaga on arvestatud? 

• Kas päevakavas on paindlikkust, et ootamatustega kohanduda? 

• Kas päeva lõpus on selge, mis edasi saab? 

Järeltegevused 

• Kas päeva lõpus sõnastatakse selge kokkuvõte? 

• Kas tulemused liiguvad edasi tegevusteks? 

• Kas on määratud vastutajad ja tähtajad? 

• Kas infot kommunikeeritakse ja hoitakse fookust nähtaval? 

Kokkuvõtvalt on strateegiapäev teadlikult üles ehitatud protsess, mille mõju sünnib eeltööst, oskuslikust läbiviimisest ja selgelt planeeritud järeltegevusest.

Kui oled planeerimas oma tiimi või organisatsiooni strateegiapäeva ja soovid arutada, kuidas selle mõju suurendada, siis võta julgelt ühendust (📩 tiina@futurist.ee). Aitan sul kavandada ja vajadusel olla abiks ka strateegiapäeva elluviimisel, mis toetab tiimi ühist liikumist käegakatsutava tulemuseni.