Virtuaalkoosolekud, mis päriselt toimivad

Virtuaal- ja hübriidkoosolekud on saanud meie igapäevaseks töövormiks. Need pakuvad paindlikkust, võimaldavad töötada hajusalt ning säästavad aega. Samal ajal kogevad paljud meeskonnad, et need kohtumised võivad kergesti muutuda passiivseks, väsitavaks ja ei vii alati soovitud tulemuseni. 

Tõhus koosolek ei sõltu formaadist - selge eesmärk, läbimõeldud osalejad ja struktuur ning koosviibimise tark juhtimine on olulised igas olukorras. Virtuaalses- ja hübriidkeskkonnas võimenduvad aga mitmed detailid, mis võivad ka selge eesmärgiga arutelu rikkuda, kui nendele teadlikult tähelepanu ei pöörata. 

Tiimid, kellega olen koos töötanud, toovad kõige sagedamini välja kolm murekohta: 

• ühepoolne suhtlus ja madal kaasatus 

• fookuse hajumine ning ekraaniväsimus 

• hübriidis virtuaalosalejate tahaplaanile jäämine. 

  
  

Järgnevalt jagan praktilisi võtteid, kuidas neid väljakutseid ennetada ja oma virtuaalkoosolekud toimima panna. 

1. Sõnasta selge eesmärk ja ootused 

Virtuaalkoosoleku edukus algab juba enne selle algust. Kui osalejad mõistavad selgelt, miks nad on kaasatud ja millised on ootused, on suurem tõenäosus, et nad tulevad kohale valmisolekuga panustada, olenemata formaadist. 

Koosolekukutses võiks olla kirjas: 

• Mida soovime saavutada ehk eesmärk selge küsimuse või punktidena. 

• Kuidas eesmärgini jõuame, ehk kuidas koos töötame ja mis minult oodatakse (oodatakse kuulamist, aktiivset arutelu, kirjutamist vms). 

  
  

Näiteks: Eesmärk: kaardistada järgmise kvartali 3 olulisemat fookusteemat. Palun ole valmis oma ideid jagama ja panustama. Kasutame virtuaalset seinatahvlit.  

Kui ootused on varakult sõnastatud, saavad osalejad paremini valmistuda ja häälestuda. See lihtsustab omakorda kohtumise juhtimist ning suurendab tõenäosust, et kõik tunnevad end kaasatuna.

2. Struktureeri arutelu tehes see kõigile nähtavaks 

Virtuaalkeskkonnas kipub aeg kaduma kiiremini kui silmast silma kohtumisel. Kui pole selget arusaama, kui palju aega on millekski planeeritud, võib mõttevahetus venida või kalduda teemast kõrvale. 

Struktuur ei tähenda ainult päevakorrapunkte, oluline on ka ajajaotus ja tööviisid, mida igas etapis kasutatakse. Mõtle läbi, mis sammudega jõuate soovitud eesmärgini ning kui palju aega kulub erinevatele osadele.   

Näiteks:  5 minutit sissejuhatus ja häälestust  10 minutit teema ja väljakutse avamist  15 minutit grupitööd 10 minutit tulemuste jagamist  10 minutit kokkuvõte ja järgmised sammud   Kui struktuur ja ajakava on lisatud juba kutsesse, aitab see osalejatel paremini valmistuda. Struktuuri nähtavaks tegemine, näiteks kohtumise ajal ekraanil või sammudena selle avamine eelnevalt,  aitab hoida tempot, fookust ja jõuda tulemuseni.  

Pikemate arutelude puhul ära unusta planeerida ajakavasse pause. Kui virtuaalne koosolek kestab üle tunni, siis tee kindlasti vähemasti 5-minutiline sirutuspaus, sest ekraan väsitab veelgi enam.  

3. Määrake selged rollid ja kasuta abilisi 

Virtuaalkoosolekutel ei pea kogu vastutus jääma ühe inimese, tavaliselt koosoleku kokkukutsuja, õlule. Oluline on rollide selge jaotus ning ka abiliste kaasamine. Kes juhib arutelu, kes aitab visualiseerida või teeb märkmeid, kes abistab virtuaalsete tööriistade ja tehnilise poolega jne.  

Soovitan oma koosoleku alguses määrata ka tänase „fookuse hoidja“ ehk üks osaleja, kes jälgib, et arutelu liigub soovitud eesmärgi suunas. Samuti hoiab tema tempot, et kõik saaksid sõna ja aeg ei läheks üle. Fookuse hoidjal on mandaat sekkuda, et grupp liiguks oma aruteluga soovitud tulemuseni.  

Samuti tasub hübriidkoosolekutel määrata keegi, kes hoiab silma peal just virtuaalosalejatel ja annab märku, kui nad vajavad rohkem tähelepanu. Rollide jagamine aitab hoida sujuvust ja keskendumist. 

4. Kaasa osalejaid juba esimeste minutitega 

Koosoleku esimesed viis minutit määravad sageli selle, kas osalejad võtavad aktiivse rolli või jäävad passiivseks. Kui saad inimesed kohe alguses rääkima, kirjutama või reageerima, on oluliselt suurem tõenäosus, et nad püsivad kaasatuna ka edaspidi. 

Alusta väikese soojendava tegevusega – näiteks: 

• palu kirjutada vestlusesse üks sõna, mis iseloomustab nende päeva, 

• vali emotikon või GIF, mis kirjeldab hetke meeleolu, 

• käivita kiire poll mõne kerge küsimusega (nt „Kui palju energiat sul täna on?“). 

See ei pea olema midagi suurt ega ajamahukat – oluline on aktiveerida tähelepanu ja luua tunne, et nad on juba osa arutelust. Ka väiksematel tegevustel võib olla suur mõju koosoleku üldisele aktiivsusele ja õhkkonnale. 

5. Mitmekesista formaati kogu koosoleku vältel 

Ekraaniväsimus ja fookuse hajumine tekivad sageli sellest, et koosolek on üheülbaline. Keegi räägib ja teised lihtsalt kuulavad. Selle vältimiseks tasub teadlikult varieerida viise, kuidas osalejaid kaasata. Kombineeri erinevaid tööviis - ühine arutelu, individuaalne või ühine kirjutamine, paarides või väikestes gruppides tegutsemine, kiire hääletus või refleksioon vestlusaknas. 

Koosoleku struktuuri luues küsi endalt:  

– Kas esitlusele võiks järgneda väike poll või emotikoniküsimus?  

– Kas arutelu järel saaks osalejad mõneks minutiks saata breakout-ruumidesse, et nad sõnastaksid oma ideed või seisukoha?  

– Kas ja millal võiks kedagi nimeliselt kõnetada?  

– Milliseid tööriistu (nt sisseehitatud pollid, Slido, Mentimeter) saaks kasutada kiire sisendi või tagasiside kogumiseks? 

Isegi paariminutiline formaadi vahetus aitab tuua tähelepanu tagasi ja taastada kontakti. Tööriistad ei pea olema keerulised ning sageli piisab sellest, kui kasutad teadlikumalt oma kõneplatvormi juba olemasolevaid võimalusi. 

6. Juhi kaamerakasutust teadlikult ja sihipäraselt 

Kaamerate kasutamine on virtuaalkoosolekute puhul vahel tundlik teema. Mõnes organisatsioonis kehtib reegel, et kaamerad peaksid olema alati sees, kuid minu soovitus on mõelda sellele, kuidas ja millal kaamera su arutelu aitab. Kaamera ei pea alati sees olema, kuid hea on hoida see avatuna mingi periood. 

Soovitan alustada koosolekut nii, et kõik avavad vähemalt korraks kaamera. See aitab luua inimliku kontakti ja ühise ruumitunde. Kui järgneb aga infojagamine või slaidiesitlus, võivad osalejad kaamera rahulikult sulgeda ja fookus on esitlejal. Kui aga toimub arutelu, grupitöö või mõtete jagamine, on mõistlik paluda kaamerad taas sisse lülitada. Samuti paluda kaamera sisse lülitada nei,l kes oma ideid ja mõtteid jagavad.  

Kindlast reeglist olulisem on selgitada, miks kaamera avamine on antud hetkel kasulik. Et tekiks parem kontakt ja arutelu, tundmaks kehakeelt ja kuidas inimesed reageerivad. Kui see on selgelt sõnastatud ning läbimõeldud, aitab see hoida kõiki paremini kohal ja vähendada passiivsust. 

7. Tee arutelu nähtavaks visuaalsete vahenditega 

Virtuaalkoosolekul võib osalejal olla keeruline jälgida, kuhu arutelu liigub või mis juba otsustatud. Arutelukäigu nähtavaks tegemine toetab ühist arusaamist ja aitab hoida fookust.  Teamsil, Zoomil ja Google Meetil on sisseehitatud lihtsad virtuaalsed tahvlid ja mallid, mida saab edukalt kasutada nii ideede kogumiseks kui arutelu struktuuri loomiseks.  Samuti töötab hästi ka lihtne jagatud dokument (nt Google Docs või Notion), kuhu arutelu käigus mõtteid ja otsused ka reaalajas kuvatakse. Kui neid tööriistu teadlikult kasutada, ei ole keerulisi lahendusi vaja. 

Kui vajad rohkem võimalusi või töötad suurema grupiga, on heaks lahenduseks spetsiaalsed koostööplatvormid nagu Miro, Mural või FigJam. Visuaalne struktuur aitab osalejatel paremini tajuda, millises etapis ollakse ja kuhu edasi liigutakse. Eriti kasulik on see keerukamate ja mitmetasandiliste arutelude juhtimise puhul.  

8. Hübriidkoosolekul loo võrdsed osalemisvõimalused 

Hübriidkoosolekul tekib kergesti olukord, kus ruumis viibijad domineerivad ja virtuaalsed osalejad jäävad tagaplaanile.  

Selle vältimiseks: 

• leppige kokku, et ka ruumis viibijad kasutavad oma arvutit ja kaamerat; 

• kasutage ühised virtuaalseid tööriistu; 

• määrake keegi, kes jälgib spetsiaalselt virtuaalgrupi kaasatust. 

  
  

Hästi toimiv hübriidkoosolek vajab teadlikku disaini ja rollijaotust,  et kõik tunneksid, et on võrdselt kaasatud.  

Virtuaalkoosolekud ei pea olema “halvem versioon” reaalsest kohtumistest. Kui eesmärk ja struktuur on selged, rollid jagatud ja osaluse võimalused teadlikult loodud, saab ka ekraani vahendusel luua koostöise ja väärtusliku kogemuse, mis jõuab selge tulemuseni. 

Kui soovid oma tiimi virtuaalkoosolekuid teadlikumalt juhtida ja osalejaid paremini kaasata, siis kutsu mind rääkima. Viin läbi erineva pikkuse ja fookusega praktilisi sisekoolitusi, mis aitavad muuta oma koosolekud, olgu siis virtuaalsed, füüsilised või hübriidis, tõhusaks ja tulemuslikuks.